Gestión Documental - Tratamiento Documental

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¿Qué hacemos?

Gureak Marketing es un especialista en gestión documental o tratamiento documental, que incluye la conversión de documentos en soporte papel en documentos digitales, así como la captura de la información contenida en los mismos en información digital para que nuestros clientes la integren en sus sistemas de información.

Desarrollamos nuestros servicios documentales en Entidades culturales: Bibliotecas, Archivos y Fundaciones, y en Empresas y Administraciones Públicas.

Ofrecemos un servicio integral de tratamiento documental basado en la custodia de documentación, organización y gestión de archivos documentales, digitalización de múltiples formatos y soportes, indización y captura de datos mediante sistemas manuales y automáticos (OCR / ICR / OMR), generación de esquemas de metadatos e integración en repositorios digitales, expurgo y destrucción certificada.
Algunos casos de éxito son SASFAL, CAF y la Biblioteca Koldo Mitxelena.

Ofrecemos gestión documental o tratamiento documental de Archivos históricos, de carácter religioso y civil, Entidades y Fundaciones, Bibliotecas e Instituciones culturales en general. Todos ellos albergan documentos en distintos formatos (papel, microfilm, fotografía, negativos, etc.) que por su carácter de obra única, estado de conservación, etc. desean digitalizarlos para disponer de una “segunda copia” digital que minimice la sensación de “riesgo de pérdida del original” y permita una mayor difusión del patrimonio documental debido a una correcta gestión de documentos.

En otro ámbito, los departamentos administrativos y de personal de las administraciones públicas y de las empresas, así como oficinas técnicas y colegios profesionales, entre otros, gestionan cantidades ingentes de documentos que contienen datos de interés que deben ser trasladados a sus sistemas de información para una mejor y más eficiente gestión mediante el tratamiento documental o gestión documental.
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LA LEY 11/2007, DE ACCESO ELECTRÓNICO DE LOS CIUDADANOS A LOS SERVICIOS PÚBLICOS, PROMUEVE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS

En consecuencia, la digitalización de los documentos que tanto ciudadanos como Administración generan y tramitan. La capacitación y experiencia de nuestras personas en consultoría y desarrollo de servicios nos puede convertir en sus socios tecnológicos y operativos, involucrándonos activamente en la consecución de sus objetivos.

¿En qué nos apoyamos?

Años de experiencia ofreciendo un servicio de calidad.

Digitalización de Documentos

Digitalización de Documentos

Instalaciones y plantilla especializada en gestión documental con tecnología puntera en el sector de la documentalización. + INFORMACIÓN
Custodia Documental

Custodia Documental

Instalaciones dedicadas a la custodia de documentos y preparados para la gestión de archivos que nuestros clientes externalizan. + INFORMACIÓN
Destrucción Documental

Destrucción Documental

Servicio de expurgo o destrucción de documentación certificada de documentos confidenciales. + INFORMACIÓN
Organización de Archivos

Organización de Archivos

Definición de los criterios de clasificación, ordenación y descripción de expedientes y documentos. + INFORMACIÓN

CASOS DE ÉXITO

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SERVICIO DE ATENCIÓN MULTICANAL A LAS PERSONAS USUARIAS DEL SISTEMA MUGI

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SERVICIO DE TRATAMIENTO Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES DE LA RENTA DE GARANTÍA DE INGRESOS Y PRESTACIÓN COMPLEMENTARIA DE VIVIENDA

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DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y SU POSTERIOR IMPLANTACIÓN

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PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE REALIZACIÓN Y GESTIÓN DE DONOSTIAKO AGENDA, EN FORMATO S PAPEL Y DIGITAL DE MANERA UNIFICADA

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¿Qué es la gestión documental y para qué sirve?
La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). Es preciso recuperar la información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar la documentación que ya no sirve, realizando una destrucción de archivos. Y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, una custodia de archivos.

¿Para qué sirve la gestión documental o tratamiento documental?
Resultan importantes las ventajas de un sistema de gestión documental en los procesos de trabajo habituales de una empresa, donde se reduce y ahorra tiempo, se optimizan recursos, aumenta la seguridad, rapidez y agilidad, mejora la imagen de la empresa.

¿Qué se consigue con un sistema de gestión documental o tratamiento documental?
En Gureak Marketing sabemos que con un sistema de gestión documental, se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central. También se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.

¿En una gestión documental o tratamiento documental es importante la digitalización de archivos?
En Gureak Marketing vez organizados todos los archivos, según la metodología más acertada para la empresa, biblioteca o institución, la digitalización de archivos sería lo más adecuado para ahorrar tiempo y dinero. Todos los documentos digitalizados en un mismo servidor, accesibles a departamentos dependiendo de los permisos.
 
¿Es importante la gestión documental en las empresas?
Debido al constante e incontrolable crecimiento de documentos en las empresas, y principalmente a la facilidad con la que se pueden obtener y generar copias, los sistemas de gestión documental son indispensables para llevar un adecuado control y seguimiento sobre los documentos que se producen y reciben, nosotros hacemos esa gestión documental necesaria para que la empresa tenga todo lo que necesita a mano.

¿Es importante contar con un sistema de gestión documental?
La tenencia de un gestor documental evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos digitalizados están integrados e identificados en un único sistema organizado y clasificado.

Un gestor documental evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación ya que no la tenemos en un almacén dentro de carpetas, sino que la tenemos ordenada y estructurada en un gestor documental.

Tienen acceso a la documentación desde el gestor documental todos los departamentos de la empresa o bien los que están autorizados.

¿Qué le tenemos que pedir a un sistema de gestión documental?
Un buen sistema de gestión documental debería de controlar la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación, Custodiar y recuperar la información en el menor tiempo posible, garantizar el funcionamiento de la empresa y cumplir la ley que está establecida.

¿Razones para implantar la gestión documental en la empresa?
Con la implantación de la gestión documental en la empresa se puede reducir los costes documentales de la empresa, un aumento la eficacia de los trabajadores,  incremento de la productividad de la empresa,  se puede agilizar de forma importante la entrega de la facturación a los clientes, ahorro de almacenamiento de documentos en la empresa, la documentación está perfectamente localizada en el sistema de gestión documental.

En definitiva tener todo digitalizado y gestionado por un sistema de gestión documental hace que todo esté más claro dentro de la empresa.
 
 
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