¿Qué es la gestión documental y para qué sirve?
La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). Es preciso recuperar la información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar la documentación que ya no sirve, realizando una destrucción de archivos. Y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, una custodia de archivos.

¿Para qué sirve la gestión documental o tratamiento documental?
Resultan importantes las ventajas de un sistema de gestión documental en los procesos de trabajo habituales de una empresa, donde se reduce y ahorra tiempo, se optimizan recursos, aumenta la seguridad, rapidez y agilidad, mejora la imagen de la empresa.

¿Qué se consigue con un sistema de gestión documental o tratamiento documental?
En Gureak Marketing sabemos que con un sistema de gestión documental, se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central. También se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.

¿En una gestión documental o tratamiento documental es importante la digitalización de archivos?
En Gureak Marketing vez organizados todos los archivos, según la metodología más acertada para la empresa, biblioteca o institución, la digitalización de archivos sería lo más adecuado para ahorrar tiempo y dinero. Todos los documentos digitalizados en un mismo servidor, accesibles a departamentos dependiendo de los permisos.
 
¿Es importante la gestión documental en las empresas?
Debido al constante e incontrolable crecimiento de documentos en las empresas, y principalmente a la facilidad con la que se pueden obtener y generar copias, los sistemas de gestión documental son indispensables para llevar un adecuado control y seguimiento sobre los documentos que se producen y reciben, nosotros hacemos esa gestión documental necesaria para que la empresa tenga todo lo que necesita a mano.

¿Es importante contar con un sistema de gestión documental?
La tenencia de un gestor documental evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos digitalizados están integrados e identificados en un único sistema organizado y clasificado.

Un gestor documental evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación ya que no la tenemos en un almacén dentro de carpetas, sino que la tenemos ordenada y estructurada en un gestor documental.

Tienen acceso a la documentación desde el gestor documental todos los departamentos de la empresa o bien los que están autorizados.

¿Qué le tenemos que pedir a un sistema de gestión documental?
Un buen sistema de gestión documental debería de controlar la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación, Custodiar y recuperar la información en el menor tiempo posible, garantizar el funcionamiento de la empresa y cumplir la ley que está establecida.

¿Razones para implantar la gestión documental en la empresa?
Con la implantación de la gestión documental en la empresa se puede reducir los costes documentales de la empresa, un aumento la eficacia de los trabajadores,  incremento de la productividad de la empresa,  se puede agilizar de forma importante la entrega de la facturación a los clientes, ahorro de almacenamiento de documentos en la empresa, la documentación está perfectamente localizada en el sistema de gestión documental.

En definitiva tener todo digitalizado y gestionado por un sistema de gestión documental hace que todo esté más claro dentro de la empresa.