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digitalización, custodia, organizacion, destrucción de documentos

Herramientas de Gestión Documental

La gestión documental es muy importante para el buen funcionamiento de la empresa. Para ello hay que contar con herramientas de gestión documental adecuadas. 

Es imprescindible conocer cuáles son las herramientas de gestión documental más adecuadas para cada empresa; para poder tratar la documentación de la manera más adecuada.

Este campo abarca numerosas acciones como: tratamiento de los documentos, el flujo de los mismos, su distribución, consulta, reproducción, almacenamiento, envío, recepción, mejora, y destrucción de los documentos, ya sea en formato físico o electrónico. Para ello utilizamos diversas herramientas de gestión documental, entre las que incluimos tanto el software como diferentes aplicaciones o las plataformas web.

Hoy en día existen numerosas herramientas de gestión documental, por lo que a veces no resulta fácil saber cuáles son las que mejor se adaptan a cada negocio. Por eso a veces la mejor opción es consultar con una empresa que ofrezca servicios de gestión documental y confiar en ellos todo lo relacionado con la gestión documental de nuestra empresa.

En Gureak Marketing contamos con las mejores herramientas de gestión documental para encargarnos de la gestión de toda la documentación de cualquier empresa. Un servicio eficaz con el que abarcamos todos los campos de la gestión documental.

Utilizamos diversas herramientas para la gestión documental dependiendo de la tarea a realizar, ya sea la digitalización de los mismos, su custodia, su organización o su destrucción; en cada proceso de gestión utilizaremos la mejor herramienta disponible para ofreciendo el mejor servicio posible.

Herramientas de digitalización

Al hablar de digitalización nos referimos al hecho de pasar toda la documentación que tenemos en papel u otro soporte físico a formato digital, bien sea escaneando documentos o transcribiendo la información. Suele ser un proceso ciertamente tedioso o que requiera cierto tiempo y paciencia. Pero una vez realizado notaremos sus beneficios y sus ventajas en la accesibilidad a la información guardada.

Este proceso suele tener un doble objetivo; por un lado ahorrar espacio físico, ya que normalmente los soportes físicos serán destruidos una vez digitalizada la información que había en ellos; y por otra parte  mejorar  la búsqueda y acceso a la información al ordenar y optimizar la misma.

Algunas de las herramientas de digitalización más utilizadas son los escáneres, que se utilizan para digitalizar los documentos en formato papel, foto etc. Hoy en día existen escáneres de gran potencia que permiten escanear numerosas páginas por minuto agilizando esta tarea. Junto a ello se utilizan softwares específicos cada vez más avanzados que facilitan la calidad de la digitalización.

Herramientas de organización

Se define la organización documental como el proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una organización o una empresa.

No resulta una tarea fácil, pero una vez realizada y teniendo un buen conocimiento de la manera en que han sido organizados los documentos resulta mucho más fácil y simple su consulta así como cualquier otro tipo de interacción con los mismos. Lo que nos ahorrará mucho tiempo y más de un dolor de cabeza por no saber dónde se encuentra un documento. 

Herramientas de custodia

La custodia de documentos abarca el servicio por él que se administra la documentación ya sea física o en medios digitales; aunque como ya hemos mencionado anteriormente al ser más fácil y más practico la tendencia es clara hacia la custodia de documentos en formato digital.

Algunas de las funciones que realiza este servicio son las de consulta y préstamo de documentos, junto a la realización del inventario de los mismos y encargarse  de la conservación en buen estado documentos y su información.

Herramientas de destrucción

La destrucción de documentos consiste en la eliminación de datos, muchas de las veces, de carácter confidencial que suelen generarse en las empresas, instituciones o cualquier otro tipo de organismo.

Para esta labor se utilizan sobre todo herramientas de corte, que pueden realizar el corte de dos maneras, corte en tiras o corte en partículas (microcorte) dependerá del nivel de confidencialid de los datos a destruir 

La destrucción de documentos es una labor que en Gureak Marketing realizamos cumpliendo estrictamente con la normativa en materia de Protección de Datos Personales y Gestión Medioambiental de Residuos y protegiendo los datos puestos en nuestras manos por empresas que han confiado en nosotros este servicio.

Estos procesos de gestión documental y la utilización de diversas herramientas para ello permiten a las empresas de cualquier sector optimizar el rendimiento, reducir costes, ahorrar espacio y mejorar la seguridad de sus documentos e información

La gestión documental es una labor que puede realizar la propia empresa pero que también se puede externalizar, sobre todo en el caso de empresas grandes y que manejan un gran volumen de documentación.  Dejar este trabajo en manos de una empresa externa que se ocupara de todo el proceso, ahorrándonos tiempo, dinero y tener que adquirir recursos tanto humanos como materiales para realizar dicha labor resultará lo más práctico para la mayoría de las empresas.

En Gureak Marketing ofrecemos servicios de gestión documental completos. Contamos con las herramientas necesarias para llevar a cabo todo el proceso de digitalización de la documentación de cualquier empresa. Además contamos con largos años de experiencia en este campo y con personal especializado en el uso de las diferentes herramientas de gestión documental desde la digitalización hasta la destrucción de la misma, encargándonos también de la organización y custodia de la misma. 


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