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Digitalización de expedientes y documentos en la empresa

Cada vez somos más conscientes de que las empresas tienen que tener su documentación bien organizada para evitar pérdidas de tiempo en su busqueda.

En esta tarea es de suma importancia que los documentos se puedan encontrar en formato digital para que ocupen menos espacio y sean más fáciles de guardar y encontrar.

Pero lo cierto es que no resulta nada sencillo la digitalización de un gran volumen de documentos que en muchos casos se encuentran ocupando habitaciones enteras.

 

¿Quién será el encargado de la digitalización de todos los volúmenes?

Resulta una tarea tediosa y complicada ya que se necesita personal especializado para hacer este trabajo, aparte de herramientas especiales que la empresa normal no dispone. Por eso es importante elegir bien la empresa de digitalización que tiene que realizar este trabajo.

 

¿Cuáles son las fases de la digitalización de documentos?

Ya sabemos que la accesibilidad de la documentación, la seguridad de la misma y cumplir con todas las garantías la LOPD es de vital importancia. Pero el coste de tener inutilizada una habitación, más la suma de armarios, archivadores, más las garantías del recinto donde se guarda la documentación, es un coste muy alto que nos podemos ahorrar digitalizando toda esa documentación. Esta es una de las razones principales por las que la digitalización de documentos está ganando cada día más peso en el sector del tratamiento documental.

Las fases de la digitalización son; recogida de la documentación, clasificación de la documentación, preparación de la documentación, digitalización de la documentación, custodia de la documentación, preparación del material digitalizado, grabación en copias de seguridad, entrega al cliente.

 

¿Cómo se puede hacer todo esto?

Una empresa que realice el proceso de digitalización de los documentos físicos en documentos electrónicos tiene que realizar los siguientes procesos:

Pasar del archivo físico a un archivo electrónico

Custodia del archivo físico en un local que cumpla todas las directrices

Trazabilidad y ordenación de toda la documentación digitalizada

Poder actualizar el archivo físico y el archivo electrónico diariamente

Disponer de departamento de destrucción documental una vez terminado el trabajo y solicitado por el cliente.

 

¿La digitalización de archivos que beneficios aporta a las empresas?

La digitalización indudablemente genera unos beneficios importantes;

  • Ahorro de tiempo a la hora de buscar documentación
  • Costes en armarios, tiempo en buscar en el archivo, vuelta a guardarlo en el archivo
  • Se cumple de protección de datos, siempre que se cumplan las directrices marcadas en la LOPD
  • Se reducen los riesgos de rotura de documentos, de pérdida de documentación
  • Y de esta forma se puede acceder a los documentos personas concretas, en vez de una llave se utilizará una clave

Los beneficios de la digitalización de documentos son innegables, ya que una vez realizado el proceso todo está más accesible en la red.

 

¿Cuál es el proceso de digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es de vital importancia para la empresa, y mediante este proceso de una foto, un papel, o un libro se obtienen imágenes digitales las cuales se almacenan en una base de datos.

En el proceso de digitalización de libros en muchos casos se obtienen una digitalización de una imagen digital y por otro lado mediante tecnología OCR la obtención del documento creado en un Word. Lo que supone un avance tremendo cuando se tiene que trabajar ese libro.

En este proceso de digitalización se convierte una imagen de texto en una imagen digital.

Se captura con un Escáner un documento en papel

Se obtiene información de ese documento y se organiza

Se almacena tanto el documento físico como el documento digital. Este último en una base de datos.

La obtención de estos documentos digitales es de vital importancia para cualquier empresa que quiera mejorar y seguir creciendo, ya que los ahorros en tiempo y dinero son fácilmente cuantificables.

 

¿Qué documentos se pueden y se deben digitalizar?

Lo ideal sería tener todos los documentos en papel ya digitalizados para poderlos utilizar cuando los necesitemos.

Digitalización de planos, mapas, son muy sensibles ya que se pueden rasgar y romper

Digitalización de facturas de proveedores, extrayendo la información

Digitalización de albaranes y pedidos de clientes

Digitalización de Libros antiguos extrayendo la información para ser estudiada

Son muchos y muy importantes los beneficios de la digitalización de los documentos.

 

¿Por qué tenemos que realizar la digitalización de documentación?

Si todavía no ha quedado clara la necesidad de la digitalización de la documentación de la empresa vamos a resolverlo de una vez. Es mucho lo que logramos con la digitalización de la documentación

Con la digitalización evitamos que los documentos se deterioren y podamos preservarlos en el tiempo, sin tener que manipularlos.

Aumentamos la seguridad, ya que antes lo manteníamos en una habitación y ahora lo mantenemos en un servidor con claves de acceso y protocolos de seguridad

Mejoramos la seguridad, ya que antes podría desaparecer un libro o un documento, ahora hay una seguridad bajo copias de seguridad.

Bajo claves de acceso seguras podemos utilizar y descargar esos documentos o archivos digitales mediante terminales móviles, sin necesidad de llevarnos el libro a casa.

Podremos trabajar desde casa consultando toda la información que se mantiene digitalizada en el servidor de la empresa, utilizando claves personales, evitando desplazarnos a nuestro lugar de trabajo.

Mayor rapidez a la hora de tratar con los clientes, ya que solo necesitamos descargar el documento que necesitemos en nuestro ordenador desde cualquier parte del mundo.

La digitalización de documentos en la empresa aporta una mayor agilidad en los diferentes procesos, ahorrando costes, y tiempo.

Gracias a la digitalización de documentos no necesitaremos habitaciones enteras para guardar la documentación, esa habitación la podremos utilizar como un despacho, o junta de reuniones o sala de descanso.

La digitalización de los documentos mejora la conciencia medioambiental de la empresa, ya que se imprime menos papel y se ahorran gastos.

 

Conclusión:

La digitalización de documentos en la empresa como hemos visto aporta a las empresas una serie de beneficios hoy en día incuestionables. Las empresas cada vez más aplican la digitalización a los contratos, nóminas, albaranes, facturas…siendo cada vez más habitual.

Son muchos los ERP de gestión empresarial que ya directamente aplican la digitalización del día a día en la empresa, haciendo de una forma más fácil el uso de ese servicio.

 


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