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Ventajas de la digitalización de documentos con escáner

La digitalización de archivos se ha hecho cada vez más necesaria en la empresa y la administración pública debido la a cantidad de documentos que se generan al cabo del día.

Por eso, la gestión documental ocupa un lugar muy importante en el día a día de las compañías.

Entrando en esta materia, es importante trabajar los archivos con el fin de evitar pérdidas o deterioros. Con la digitalización de libros de contabilidad o con escanear documentos, evitamos acumular en las estanterías gran cantidad de papeles que se acumulan durante años y que nos hacen difícil acceder a la información.

Con el escaneo podemos almacenar la información en soportes informáticos accediendo a la documentación de la forma más rápida posible sin tener que movernos de nuestro puesto de trabajo para buscar lo que necesitamos. Hablamos de uno de los servicios de tratamiento documental más solicitado actualmente por los clientes como es contar con una amplia gama de escáneres especiales para poder sacar adelante diferentes tareas.

Entre otros trabajos podemos hablar del escaneo en folios sueltos y encuadernados, o de la digitalización de hojas con tamaños desde un justificante de un peaje hasta un formato DIN A0. Cabe también realizarlos en soportes tipo papel, pergaminos, placas de cristal, microfilm de 16 y 35 mm., diapositivas, etc.

Otra opción es escanear fotos o diapositivas donde poder rescatar los mejores recuerdos (desde fotos actuales, antiguas, negativos o diapositivas) y que puedan estar a mano para la infinidad de aplicaciones que se pueden hacer con ellos como álbumes digitales, regalos, fotodecoración, y mucho más.

Por cada foto a escanear se puede generar una imagen de alta calidad, como punto de partida de copias e impresiones. En el mercado actual se digitalizan fotos en formato .TIFF con gran calidad y mucho peso, o bien en .JPG sin perder calidad y con un peso más manejable.

Se trabaja también la digitalización de fotos o diapositivas en formato .TIFF guardándolas una vez terminadas en formato .JPG, pero en cualquier caso haciéndolo en ficheros de la máxima calidad. Otra habitual labor es el escaneado de microfilm o la digitalización de microfilms de 16 mm. y la digitalización de microfilms de 35 mm., con tecnología avanzada.

Aun cuando el almacenamiento de la película fotográfica sea correcto, hay varios riesgos que pueden afectar a la estabilidad de la película, tales como hongos, incendios, humedad o contaminación química. Escanear microfilms, no elimina el riesgo de que se deterioren, pero sí hace que sus imágenes se conserven y se den otros usos.

A esto podemos sumar que el acceso a la información en ellos contenida dependen de equipos de visualización costosos y en los que el acceso es lento y únicamente realizado por una persona. De esta manera, entenderemos por qué en los últimos años muchas de estas instituciones y empresas se dedican a digitalizar microfilms, para aumentar la seguridad de la información y para facilitar su acceso a las redes locales y a internet.

Sobre el microfilm, cabe señalar que Gureak Marketing tiene una experiencia de más de 8 años en su escaneo o digitalización tanto en 16 mm. como 35 mm. y puede ofrecerle la tecnología más avanzada en escáneres de digitalización de microfilms y la profesionalidad de sus técnicos.

Con el escaneo de microfilm, cada película tiene sus dificultades debido a diversos factores como la calidad, estado de conservación o habilidad de la persona que realiza la microfilmación. El manipulado de un escáner puede parecer algo sencillo, pero tiene su complejidad y requiere de una especialización que normalmente sólo se puede  conseguir con la práctica.

Escáneres de digitalización de documentos

En los últimos tiempos, el uso de escáneres de digitalización de documentos, se ha convertido en una herramienta indispensable. De hecho y desde que se puede utilizar el smartphone y otros dispositivos de pequeño tamaño para convertir una fotografía en un documento con texto seleccionable, los escáneres se han hecho cada vez más pequeños y prácticos. Nos permiten interactuar con los diferentes dispositivos y su portabilidad ha hecho que ahora podamos llevar uno en una maleta en conjunto con nuestro ordenador portátil o tablet. Tienen también la ventaja de que se pueden instalar en diferentes sistemas operativos como Windows, iOS o Linux.

Son escáneres capaces de interactuar con páginas web y aplicaciones entre cliente y servidor. Los encontramos en cualquier escritorio, desde multifuncionales compartidos hasta un mini escáner que se utiliza por un trabajador en el momento de llevar a cabo un trámite. Nos encontramos frente a un dispositivo que está evolucionando para dar múltiples opciones a precios muy accesibles para usuarios de cualquier poder adquisitivo.

Dentro del mercado de digitalización, las compañías fabricantes siguen innovando para crear escáneres cada vez más veloces y con menor índice de consumo de recursos lo cual permite altas velocidades. Al seleccionar un escáner, esa tecnología que hayamos escogido será una variable a tener muy en cuenta para el resultado final. A este respecto, cabe señalar que muchas marcas poseen software de mejora de documentos.

Los resultados del escaneado dependerán de la resolución máxima que soporta un escáner, si es capaz de digitalizar a la misma velocidad en blanco y negro, color y gris o si utiliza tecnología para mejorar la imagen. Es fundamental entonces asesorarse con un profesional de la imagen y de la digitalización para ajustar sus necesidades a las posibilidades reales.

En Gureak Marketing logramos escanear documentos, digitalizar archivos, libros, planos o fotos, de manera que se puedan consultar desde un soporte digital en nuestro ordenador, sin necesidad de bajar al sótano o a una habitación llena de papeles para encontrar lo que necesitemos. Todo depende de una buena gestión documental.

Digitalización de archivos

Cada vez más la digitalización de documentos se convierte en imprescindible en la empresa, o en la administración pública por la cantidad de documentos que se generan al cabo del día. Es importante la digitalización de documentos, o la digitalización de archivos con el fin de evitar pérdidas o deterioros en la documentación. Con la digitalización de libros de contabilidad o con escanear documentos, evitamos acumular gran cantidad de papeles en las estanterías que se acumulan durante años y que hacen complicado encontrar la información.

Con el escaneo de la documentación podemos almacenar la información en soportes informáticos, para poder acceder a la documentación de la forma más rápida posible sin tener que movernos de nuestro puesto de trabajo para buscar la documentación necesaria.

En Gureak Marketing logramos escanear documentos, la digitalización de archivos o la digitalización de libros para poder consultarlos todos desde un soporte digital. 

Digitalización de fotos

Escanear fotos es para nosotros un servicio donde queremos que rescates tus mejores recuerdos (fotos actuales, fotos antiguas, negativos, diapositivas) y que puedas tenerlos "a mano" para la infinidad de aplicaciones que hoy día puedes hacer con ellos: álbumes digitales, regalos, fotodecoración, etc.

Por cada foto a digitalizar o a escanear podemos generar una imagen de alta calidad, como elemento de preservación y punto de partida de copias e impresiones.

Podemos escanear fotos o digitalizar fotos en formato .TIFF con gran calidad y mucho peso, o bien escanear o digitalizar fotos en formato .JPG sin perder tanta calidad y con un peso mucho más manejable.

Durante años hemos realizado la digitalización de fotos, la digitalización de diapositivas y la digitalización de negativos para que los recuerdos perduren en el tiempo y no se pierdan por un descuido o por la mala conservación de este tipo de materiales tan delicados.

Digitalización de microfilm 

El microfilm ha sido y sigue siendo un soporte de información importante en archivos históricos y en sectores dispares como la banca, la sanidad o la industria.

En Gureak Marketing tenemos una amplia experiencia en la digitalización  de  microfilms y somos capaces digitalizar cualquier tipo de documentación, independientemente del número de reducciones o formato en el que se encuentre microfilmada.

Digitalización de planos

Cada vez son más las empresas que trabajan con planos, mapas o diseños técnicos y que optan por digitalizar esos archivos de planos antiguos. La digitalización de planos y la digitalización de carteles aporta más posibilidades en la aplicación de información urbanística, y en la toma de decisiones y profesionaliza la presentación y agiliza las decisiones. Un archivo de planos digitalizado o la digitalización de carteles históricos, es más fácil de mantener y es más sencillo de archivar, o de utilizar en diferentes reuniones, basta con un portátil y un ordenador para poder manejarlo.

Realizamos escaneo de planos de todos los formatos, desde A0, A1, A2, A3, A4, A5 y A6, haciendo el escaneando los planos en nuestra empresa o bien nos desplazamos a la empresa del cliente para la realización del trabajo.

Con el escaneo de plano reducimos las áreas de archivo físico, también es importante la reducción de riesgos por pérdida de planos y deterioros. Podemos ahorrar en papel, tonners, impresoras, mobiliario de archivos, estructura de la empresa. Digitalizamos y vectorizamos planos y otros diseños técnicos en el formato digital que desee.


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