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Expurgo de documentos confidenciales

Cuando un documento deja de sernos útil y queremos deshacernos del mismo, la destrucción certificada es la mejor manera para salvaguardar su confidencialidad. 

El servicio de destrucción de documentación garantiza la seguridad y confidencialidad cuando llega la fase que culmina el proceso de gestión documental. Más allá de la eliminación del papel, las empresas especializadas en destruir documentos deben tener en cuenta que lo fundamental de este servicio es salvaguardar la confidencialidad de los datos que contiene el documento.

En los últimos años, la compra de destructoras de papel de oficina en España ha aumentado notablemente. La existencia de estas destructoras de papel implica no solo que el personal de la empresa invierta tiempo en la correcta eliminación de los documentos, sino que además se debe tener en cuenta que, dependiendo de las funcionalidades de la máquina utilizada, el papel puede quedar atascado o mal destruido, con lo que cabe producirse la posterior asociación de datos.

El tratamiento inadecuado de los documentos de una empresa supone un riesgo importante si cae en manos de terceros. Las multas por parte de la Agencia de Protección de Datos si no se destruyen los documentos de manera correcta son muy elevadas, conllevando sanciones de hasta 600.000 €, que pueden suponer la quiebra de una empresa.

Ventajas de externalizar la destrucción de documentos

Hay una serie de puntos fuertes que se pueden extraer de externalizar el expurgo documental. En primer lugar, evita que el personal emplee tiempo de su jornada laboral en el proceso de destrucción de documentación. Además, libera espacio en las instalaciones de la empresa. Por otro lado, restringe el acceso a los documentos con posibles contenidos confidenciales. Elimina también la posibilidad de asociación de los datos de la documentación destruida, ya que las destructoras convencionales no trituran sino que rompen el papel en tiras. 

Hay que confiar en la destrucción de documentos a empresas especializadas en la realización del servicio, cumplir con la Ley de Protección de Datos, evitando así sanciones de la Agencia de Protección de Datos. Permite la obtención del certificado de destrucción confidencial necesario en procesos de auditorías y certificaciones.

Evita fugas de información por documentación no destruida depositada en papeleras o cubos sin sistema de seguridad. Colabora con el medioambiente y ahorra costes en una compañía con varias delegaciones, confiando la destrucción de documentos a una empresa con servicio a nivel nacional, y manteniendo la trazabilidad de la documentación y tarifas competitivas.

Tipos de destrucción de documentación

Hay varios tipos de expurgo de documentación. El final del ciclo de vida de la documentación es el expurgo y la destrucción. En su búsqueda continua de mejora, las empresas se han especializado en el servicio de destrucción de documentación. Para eso, es importante disponer de instalaciones grandes que permitan la destrucción confidencial lo más rápida y grande posible, garantizando así que el periodo de tiempo transcurrido desde que se realiza la recogida hasta que se produce la destrucción sea lo más corto posible.

Tal y como impone la Ley Orgánica de Protección de Datos, al finalizar el proceso se emite un certificado de destrucción en el que el proveedor declara el cumplimiento de los procesos necesarios que aseguran el tratamiento de confidencialidad de la información, así como la garantía de finalización del servicio o del ciclo documental contratado.

Después se realiza la colocación de documentos. Con este sistema evitamos fugas de documentación vertidas directamente a papeleras convencionales que, una vez llenas, se vacían en contenedores de basura a pie de calle al alcance de personas ajenas a la organización y con el peligro que conlleva. En este caso, la información confidencial estaría sujeta a un alto riesgo de apropiación indebida.

Procesos para recogidas selectivas

Este servicio incluye la colocación de contenedores de destrucción confidencial en los centros de trabajo, para depositar la documentación que se origina a diario. El usuario puede escoger, de entre los modelos que las empresas ofrecen, el tamaño de contenedor que mejor se adapte a sus necesidades. Asimismo, es el cliente el que fija los intervalos de recogida, pudiendo ser mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales o anuales.

Los contenedores de documentos disponen de un cierre de seguridad que puedan ser abiertos o manipulados. Asimismo, la ranura para introducir documentos ha sido previamente testada para comprobar que, una vez lleno de documentación el contenedor, no se puedan extraer documentos ni manualmente ni con la ayuda de elementos externos.

Los contenedores normalmente están dotados de un sistema de ruedas que facilita su transporte o cambio de ubicación dentro de la empresa en caso de ser necesario. Además,  pueden incorporar unas sacas interiores de material resistente, fabricadas exclusivamente para este tipo de servicio, que se cambian una vez llenas, extrayéndose del contenedor. Estas sacas disponen de un sistema de cierre de seguridad que impide la manipulación de la documentación confidencial que se acumula en su interior.

Interior de un contenedor de recogida selectiva

Las empresas especializadas ofrecen el servicio de destrucción confidencial de documentos a empresas que, por necesidades concretas o puntuales, precisan de realizar una destrucción de documentación.

Mediante este servicio, el personal desplazado a las instalaciones de la empresa realiza la recogida de la documentación, que se traslada directamente a las instalaciones de la empresa especializada, e inmediatamente a la destructora de papel para proceder a su triturado.

Las razones para la destrucción puntual de documentos, pueden ser variadas. Desde un cambio de ubicación en la empresa u oficina, para liberar espacio en el archivo, por finalización del tiempo legal de conservación de la documentación, por inicio del curso lectivo, destrucción de exámenes y expedientes académicos o por cese de actividad.

¿Cómo expurgar y cumplir la LOPD?

La normativa vigente en materia de LOPD nos obliga en ciertos casos a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial, así que no se pueden tirar los documentos directamente a la basura o rasgar el papel en 4 trozos simplemente ¿Qué métodos son los más efectivos para destruir la documentación en papel de un modo seguro y dentro del marco de la Ley?

Para garantizar la destrucción de la documentación cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos y evitar entre otras cosas una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano (cliente, proveedor, empleado, competencia...) se disponen de varios sistemas:

Subcontratar a una empresa especializada en destrucción de papel, que es la externalización del servicio, triturar el papel con una máquina trituradora y por último, quemar el papel, o bien la externalización de la destrucción de papel.

Existen varias empresas que prestan servicios de destrucción confidencial certificada que recogen y destruyen papel. La forma de proceder es sencilla: se contrata el tipo de servicio de destrucción y la empresa pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad en el que se depositará toda la documentación susceptible de ser destruida.

Dependiendo del volumen de documentación a destruir se recogen otro tipo de medidas o soportes (palets, cajas en estanterías etc, que son sobre todo grandes expurgos porque la información que contiene la documentación ha dejado de servir o de ser susceptible de ser reclamada legalmente). Cuando el contenedor está lleno se procede a su recogida y transporte hasta el lugar donde se realizará su destrucción completa.

Es imprescindible que la empresa subcontratada para un servicio de este tipo garantice la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso.

Destruir documentos con una trituradora en la oficina

Las trituradoras de papel pueden encontrarse fácilmente en el mercado, en las cuales se destruirá toda la documentación obsoleta de la empresa o que, por cualquier motivo, deba ser eliminada (legalmente hay tipologías de documentos que deben ser eliminadas una vez finaliza el tipo de relación contractual o similar). Tras su destrucción, los restos de papel podrán ser arrojados en un contenedor normal de reciclado de papel.

Es imprescindible saber que no todas las trituradoras existentes en el mercado se ajustan al nivel de necesidad de todas las empresas, puesto que en función del tipo de información contenida en los documentos, se requerirá que el tamaño de la partícula de papel una vez triturado, sea de un tamaño u otro.

De esta forma, si en nuestra empresa tenemos un nivel bajo de seguridad por los datos que manejamos, bastará con que la trituradora haga tiras de papel. Si por el contrario, disponemos de un nivel alto de seguridad, debemos convertir las hojas en trozos de papel de un tamaño tal que no permitan su reconstrucción. Así, se tendrá en cuenta que las especificaciones técnicas de la destructora vayan acordes a la normativa de destrucción vigente y al nivel de seguridad en función de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

También hay puntos negativos en el hecho de tener una destructora de papel como el ruido que genera el proceso de destrucción en la oficina, el tiempo que se tarda en destruir, delante de la máquina, el hecho de que no se puedan meter gran cantidad de documentos a la vez y que con el uso continuado se caliente y haya que esperar.

En Gureak Marketing garantizamos el expurgo y la destrucción certificada de documentos confidenciales.


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