Si queremos cuidar bien la documentación de nuestra empresa o de nuestros clientes debemos aplicar una correcta política de destrucción documental.
El servicio de destrucción de documentación confidencial certificada, tiene varias fases que comienzan con la cesión en las dependencias del cliente de contenedores con cierre de seguridad para que los empleados puedan depositar en ellos la documentación a expurgar. En este artículo desgranaremos las ventajas y también las dificultades que tiene el expurgo documental.
Se debe realizar la retirada y sustitución de los contenedores en la frecuencia pactada con el cliente. Posteriormente la documentación certificada se traslada a las instalaciones de la empresa que va a realizar el expurgo o destrucción documental del material.
El depósito se hace en los contenedores, en un recinto cerrado con control de acceso, donde únicamente entran operarios autorizados. El expurgo se debe realizar en máquinas que cumplan con el grado 3 en la norma DIN 32757-1, que es el estándar en destrucción de documentos de acuerdo con la normativa vigente.
Una vez que hemos realizado el proceso de destrucción certificada, trasladamos los fardos de viruta a un gestor autorizado para su reciclaje. Este servicio de expurgo de archivos ofrece una serie de documentación que acredita la seguridad del proceso en la destrucción certificada. Se firma un contrato de confidencialidad que garantiza la gestión, tratamiento y destrucción certificada de documentos.
Destrucción documentos confidenciales y medio ambiente
Nunca se deben quemar documentos al aire libre. Compuestos orgánicos volátiles y químicos pueden quedar en forma de cenizas liberadas en el aire. Esos son los venenos que se arrojan al aire al quemar papel.
En cambio, al reciclar una tonelada de papel se salvan en torno a 17 árboles. Cuando hablamos de destruir grandes volúmenes de documentos con información sensible, no es buena idea quemarlos al aire libre. Aunque se trate de una posibilidad sugerente debido a la rapidez y ahorro económico, esa forma de eliminar documentación resulta peligrosa, aparte de ser ilegal si no se dispone de un permiso en el lugar donde se quiere eliminar. Hacer un fuego al aire libre genera temperaturas insuficientes para una correcta combustión de los materiales de forma conveniente, lo que produce muchos elementos contaminantes que se liberan en el aire. La quema consecutiva de basura y documentos en un mismo sitio amontona elementos tóxicos que empeoran más la situación.
Desechos electrónicos
Al margen de los archivos en forma de papel, nos encontramos también el problema de los desechos electrónicos. El apogeo de las nuevas tecnologías y la insaciable apetencia por consumirlas que tenemos todos en estos últimos tiempos produce una problemática que día tras día preocupa más; la basura electrónica.
Muchos países la mandan a África Occidental de forma ilegal, algo que es ya una situación famosa por todo el planeta y que lleva preocupando a gobiernos de todos los países desde hace años. Ordenadores viejos y portátiles obsoletos que ya no se utilizan, neveras rotas, teléfonos móviles caducos y todo tipo de aparatos electrónicos en desuso se amontonan formando montañas de basura electrónica que nutre una economía sumergida de reciclaje y también de nuevos usos.
Europa ha propuesto que se establezcan prácticas reguladoras y que se endurezcan las leyes para resguardar la salud de las personas que allí habitan y también para legitimar el negocio de la morralla electrónica con la intención de eludir abusos. Muchos de estos productos suponen un riesgo para la salud puesto que están caducos, exponiendo de esta manera lo poco estricto que es el mercado de importación en el momento de advertir estos productos, puesto que pueden contener sustancias químicas peligrosas y también ignífugos reactivos.
Excedentes de papel
Producimos papel y documentación en el hogar y también en el trabajo en una cantidad mucho mayor. La pregunta es ¿Qué podemos hacer ante tal cantidad de papel que hay que expurgar y no sabemos cómo?
Es obvio que la destrucción de documentación con información sensible es una labor necesaria para cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), pero no debemos olvidar que el reciclaje del papel supone un aporte destacado a nivel ecológico.
El papel podemos reciclarlo mediante la destrucción pensando que gracias a ella preservaremos la confidencialidad de los documentos y lograremos que el medioambiente prosiga su curso con cierta sostenibilidad.
Parte de la imagen de empresa
Cada día se extiende más la preocupación entre la ciudadanía por la preservación del medio ambiente, y al mismo tiempo la exigencia sobre su cuidado tanto a los gobiernos, como a las empresas.
Los clientes quieren saber no sólo que su información personal y confidencial será tratada con el debido respeto a la legalidad vigente, sino que además el posterior proceso de destrucción se llevará cabo dentro de una política de reciclaje que respete el medio ambiente y genere para su empresa una imagen de cuidado de nuestros bienes naturales.
En Gureak Marketing nos encargamos de todas las labores de expurgo y destrucción documental que normalmente son posteriores a la digitalización de los documentos.
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