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¿Cómo puedo enviar Facturas a Clientes?

La generación y el envío de las facturas al cliente es un proceso indispensable para el buen funcionamiento de las empresas y que podemos externalizar. 

En el mundo del marketing estamos más que acostumbrados a los anglicismos. En lo que respecta al artículo de hoy, trataremos el tema del “billing”. Billing significa facturación, una forma particular de gestionar la facturación de cualquier empresa. Un proceso de externalización en la generación y envío de facturas, que utiliza el mailing como medio y que permite añadir documentos tanto comerciales como informativos o de cualquier otro tipo junto a la factura.

El billing marketing

Para muchas compañías, las facturas son simples papeles en los que se detallan los datos referentes a operaciones económicas. Sin embargo, las facturas también pueden servir como influyentes herramientas de marketing. En este sentido, el billing marketing es una técnica que permite desarrollar el potencial de las facturas como otro elemento comunicador más con los clientes, una via de hacer llegar y dar a conocer productos y servicios.

Mediante el marketing de facturas y técnicas como la impresión variable, se pueden personalizar este tipo de documentos con contenidos específicos y personalizados a tener en cuenta por los clientes, además de la mera descripción sobre la transacción en cuestión.

El billing marketing es una forma de restar importancia a las facturas que simplemente informan sobre operaciones económicas para dar relevancia a otras cualidades con características añadidas como un diseño cuidado o una idea de comunicar con el cliente.

Modo de desarrollar el marketing de facturas

Además de mensajes concretos y personalizados, a través de las facturas se pueden comunicar diferentes tipos de contenidos. Por ejemplo, una buena opción suele resultar comunicar sobre las políticas de la compañía, informar en torno a la responsabilidad social corporativa o las políticas medioambientales causa buena sensación en los receptores de este tipo de mensajes.

A la hora de referirnos a un servicio que pueda estar relacionado con la actividad de la factura en cuestión, podemos explicar novedades en términos o condiciones de uso de dicho servicio, tratándole siempre desde un punto de vista en el que se destaquen las posibles ventajas para los clientes.

Otra opción es aportar datos referentes a recuentos de puntos canjeables por productos o relativos a los saldos que tengan los usuarios en sus tarjetas de fidelización. También se pueden dar a conocer contenidos relacionados con acontecimientos, promociones, eventos, premios, descuentos, sorteos y otro tipo de iniciativas que la marca o empresa desarrolle y puedan ser de interés para los clientes; pudiendo ofrecer descuentos, invitaciones u otro tipo de beneficios.

Los usuarios pueden precisar de cierta ayuda para poder comprender las facturas. En ocasiones, no está de más explicar las facturas en cuanto a su organización y precisar un poco más sus contenidos para que los clientes puedan entenderlas y desglosar los datos que en ella figuren. Suele ser positivo informar sobre cambios en tarifas, incrementos o reducciones de precios, detallando los mismos y explicando los motivos.

Otras veces, los gráficos pueden servir para recordar niveles de consumo o productos adquiridos recientemente. También se puede comunicar en la factura sobre servicios contratados, cuotas o informaciones sobre servicios añadidos.

Se trata, en definitiva, de ir un poco más allá de la simple emisión de una factura tradicional y buscar que este documento aporte valor añadido, posibilidad de nuevos servicios, y de crear cercanía respecto al cliente.

Personalizar facturas

Si buscamos personalizar las facturas, el primer requisito a tener en cuenta es disponer de bases de datos actualizadas, mediante las que podamos categorizar   a los clientes y tratar de personalizar al máximo los servicios que le ofrecemos.  Una opción para organizar las bases de datos de manera óptima es separar los datos del cliente según el tipo de servicios contratados.

Es fundamental disponer de maquinaria de impresión variable que permita imprimir tipos de facturas comunes en los que se puedan variar determinados datos que recogen los textos, tipografías o colores. Además, al hilo del anterior punto, las bases de datos, si están actualizadas hacen que se agilicen los trabajos de impresión.

Por último, también hay que clasificar y organizar las facturas en función de los canales de envío. Por un lado, las facturas físicas se ensobran normalmente para ser enviadas por correo postal. También puede que se entreguen en mano al cliente. Otro canal es el envío a través de correo electrónico o la intranet del servicio.

El E-billing

La proliferación de facturas online está fortaleciendo el desarrollo y la optimización del billing marketing y en concreto del e-billing. La facturación a través de correo electrónico tiene diferencias con respecto a la tradicional. Un aspecto destacable es el del menor impacto medioambiental con el ahorro de papel. A nivel organizativo se pueden administrar las facturas con mayor eficacia evitando pérdidas o documentos duplicados. El e-billing permite agilizar envíos y facilitar la segmentación con herramientas técnicas conectadas directamente a bases de datos de los que extraen los daos de manera automática

Entre las compañías que utilizan el e-billing marketing podríamos referirnos a las del sector de la energía. Estas empresas hacen llegar las facturas a los correos electrónicos de los destinatarios, informando de las tarifas, consumos y también de otras informaciones como el contacto de atención al cliente o nuevas posibilidades de promociones y ofertas.

Ventajas del billing marketing

Podemos ahondar en los beneficios del billing marketing tanto para las compañías como para los clientes. Entre estas ventajas destaca el hecho de que las empresas pueden generar mensajes ajustados en cuanto a segmentación y personalización para cada cliente.

A nivel de diseño, se busca idear facturas más vistosas respetando la tipografía y los colores corporativos de la marca. En cuanto a contenidos, se aconseja recalcar novedades que el cliente no conozca, anunciar de forma diferente y llamativa productos y servicios o mantener canales de comunicación sólidos para poder reafirmar la fidelización de los usuarios.

Sobre la estrategia, es importante incentivar las herramientas de marketing que puedan utilizarse en los diferentes departamentos de la empresa y en sus diversos procesos de trabajo para una mejora de las facturas en todos sus aspectos. Además, la segmentación y personalización de las facturas permiten diferenciarse de la competencia.

Otro aspecto más que relevante es el hecho de que la mayor parte de las personas revisan sus facturas. Por eso, los contenidos añadidos cobran cierta importancia. El billing marketing permite implementar formas para asegurar que el mensaje llega al destinatario.

Tal vez, como contra, cabe decir que el billing marketing, sólo permite fidelizar clientes que ya han realizado alguna adquisición o contratado algún servicio de la compañía, de manera que es una estrategia de mercadotecnia no diseñada para captar nuevos usuarios.

En conclusión, el billing marketing ahonda en la comunicación entre las compañías y los usuarios, fortalece la imagen de marca de la empresa y permite fidelizar clientes. Por lo tanto, son varios los factores positivos que hacen que cada vez más empresas se decanten por este tipo de servicios.

Segmentación del cliente

Lo cierto es que no pocas compañías están descubriendo la posibilidad de utilizar las facturas como medio de comunicar con sus usuarios, de forma segmentada. Se consigue fidelizar clientes y obtener una mejor experiencia del usuario. Antaño, las facturas eran hojas comunicativas de un determinado producto o servicio vendido o prestado con su correspondiente coste. De un tiempo a esta parte, sin embargo, las facturas están desarrollando su potencial comunicativo entre compañía y usuario.

La emisión de la factura es una continuación de la compra de un producto o de la contratación de un servicio. Además de la mera emisión de la factura, la relación entre compañía y cliente se sigue alimentando con contenidos extras como datos de contacto, descripción de conceptos, ofertas segmentadas, nuevos servicios o contenidos relacionados con la Responsabilidad Social Corporativa.

Emitir una factura sirve no sólo para informar al usuario de los productos o servicios que ha contratado sino también para reforzar el vínculo entre marca y cliente. La imagen de marca de la empresa mejora y el usuario puede observar los cambios en la factura y utilizar puntos para conseguir productos o servicios.

La factura permite segmentar las estrategias de marketing en un contexto en el que cada cliente es único. Por eso, hay que intentar tratar de la mejor forma posible a cada cliente. Para ello lo mejor es analizar primero los usuarios y segmentarlos por diferentes categorías para conseguir después los frutos deseados.

Mediante el tratamiento cuidado en cuanto a diseño y contenidos de la factura, la empresa puede conseguir ventajas competitivas frente a la competencia y fidelizar clientes. La factura también se puede realizar con creatividad e imaginación, dentro de un orden. La formalidad que implica este documento no significa que no haya que dedicarle un tiempo a su diseño y podamos innovar con imágenes y colorido.

La compañía debe de ser consciente de que el billing marketing es una forma de inversión en comunicación. Obviamente debe de ir acompasada al resto de estrategias de marketing de la marca, respetando la línea corporativa en diseño y un contenido acorde con el resto de trabajos y acciones de comunicación.

El buen diseño y preparación de una factura puede repercutir en que los pagos de los clientes se hagan a tiempo y si contiene información extra adecuada puede hacer reducir las llamadas o mensajes al servicio de atención al cliente. Lo cierto es que la marca gana en ventajas competitivas con la competencia si es capaz de personalizar sus facturas adecuándolas a sus diferentes tipos de clientes.

Billing stuffer

Dentro del billing marketing, hay una variante conocida como billing stuffer mediante la que se incluye algún tipo de soporte publicitario en el envío de una factura. También llamado free ride, el anunciante del soporte publicitario puede ser la propia empresa que realiza el envío u otra compañía. En este segundo caso, ambas marcas se hacen cargo de los costes del envío. Esta práctica es bastante habitual en mailing y en particular en billing.

 

En Gureak Marketing entendemos el billing como un proceso específico y especializado del mailing. Representa la externalización de la generación y envío de facturas. El billing en general, está compuesto principalmente por 6 fases, las cuales nos encargamos de realizar cada una con la máxima atención y cuidado buscando la satisfacción del cliente.

La primera es la adecuación de los ficheros de nuestros clientes. Esta fase también la podemos entender como una fase previa del proceso de billing, en la que se recopilan y ordenan los datos del cliente en bases de datos apropiadas y actualizadas.

En segundo lugar, realizamos la impresión de las facturas, utilizando nuestra tecnología de impresión variable, que permite mantener diseños comunes e insertar detalles personalizados en cada impresión. Esta alternancia puede valer por ejemplo para mantener unos logotipos o una información general común y unos detalles particulares y personalizados a cada destinatario. La impresión variable es una parte esencial del proceso del billing.

Una vez impresa la factura, realizamos los procesos de manipuladoensobrado y franqueo, dejándola preparada para su posterior envío. Desde Gureak Marketing ofrecemos diferentes posibilidades de entrega, tratando de adecuarnos a cada caso y cada necesidad.

Somos especialistas en billling trabajando día a día con nuestros clientes. La externalización de estos servicios les permite a ellos convertir algunos de sus costes fijos en variables y optimizar a la vez en recursos y tiempo. 

 


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