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Digitalización de planos para ser competitivos

La digitalización de planos es una tarea que puede resultar compleja pero que una vez realizada resulta de gran ayuda para su interpretación y manejo.  

En la era digital en la que vivimos, cada vez son más las empresas que trabajan con planos, mapas o diseños técnicos y que optan por digitalizar esos archivos de planos antiguos. La digitalización de planos y la digitalización de carteles no sólo aporta más posibilidades en la aplicación de información urbanística en la toma de decisiones, sino que también profesionaliza la presentación y agiliza las decisiones.

Un archivo de planos digitalizado o la digitalización de carteles históricos trae consigo una serie de ventajas. El plano es más fácil de mantener y más sencillo de archivar. También se puede utilizar en diferentes reuniones, basta con un portátil y un ordenador para poder manejarlo.

En Gureak Marketing ofrecemos una gestión documental y realizamos el escaneo de planos de todos los formatos, desde A0, A1, A2, A3, A4, A5 y A6, haciendo el escaneando de los planos en nuestra empresa o bien desplazándonos a la empresa del cliente para la realización del trabajo.

La digitalización de planos o la digitalización de carteles es la forma más rentable, eficiente y sencilla de almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de planos y carteles, en formato de imágenes digitales bien sea en .TIFF, .JPG, .PDF o cualquier otro formato que el cliente desee y nos pida.

Son numerosas las ventajas de digitalizar planos o digitalizar carteles, desde la reducción de los costos de búsqueda, ya que normalmente se encuentran en salas apartadas donde hay que ir y buscar el plano o el cartel que necesitemos consultar, el manejo de los planos, el espacio que supone el almacenamiento de los planos, etc.

Supone también una reducción de las áreas de archivo físico, también es importante en la gestión documental y la reducción de riesgos por pérdida de planos y deterioros. Podemos ahorrar en papel, tóners, impresoras, mobiliario de archivos, y en parte de la estructura de la empresa.

Digitalizamos planos y otros diseños técnicos en el formato que desee el cliente. Nuestros escáneres de planos cuentan con resolución óptica de 600 dpi y la combinación de cámaras CCD de 4 canales altamente sensibles con lentes de alta calidad, nos proporcionan la mejor calidad de imagen disponible en escaneado en Gran Formato tanto para escanear planos como para escanear Carteles. 

Digitalización de documentos

En los últimos tiempos se están dando numerosos cambios en acciones habituales como la adquisición de entradas para espectáculos o billetes de avión, que ejecutamos a través de los dispositivos móviles mediante el correo electrónico o aplicaciones móviles. El poder disponer de estos documentos en nuestros teléfonos o cualquier otro dispositivo móvil agiliza todos estos procesos.

En lugar de acumular papeles en cajones o archivadores, que luego muchas veces no se encuentran fácilmente, gracias a la digitalización podemos ubicar la documentación en discos duros del ordenador, o incluso servirnos de la nube para almacenar documentación digitalizada.

La digitalización supone convertir un documento de papel en un archivo digital en el formato que sea a través de dispositivos electrónicos como escáneres. Para digitalizar documentos de pequeño tamaño el escáner puede ser prescindible y basta con utilizar la cámara de un teléfono móvil. En caso de tamaños medianos y grandes, el escáner resulta fundamental.

Digitalización de documentos en la empresa

Tanto en la empresa privada como en la administración pública se ha convertido en imprescindible la digitalización de documentos, debido a la cantidad que se generan cada día.

En ocasiones, la documentación sufre deterioros en su almacenamiento, por eso es importante la digitalización de archivos. Cuando escaneamos libros de contabilidad, por ejemplo, evitamos acumular grandes cantidades de papel en las estanterías.

Al digitalizar la documentación, almacenamos las informaciones en soportes digitales, de manera que podemos acceder a ella de forma más rápida y sin tener que movernos de nuestro puesto de trabajo.

En este cambio, las compañías deben de tener en cuenta los recursos técnicos y los humanos, ambos aspectos tienen su importancia. Se necesita una nueva cultura digital interna en la que participen todos los miembros de la empresa en esta transformación digital.

Hasta en los negocios que más relación tienen con aspectos tradicionales se han incorporado procesos digitales. Hay que incidir en que no es lo mismo digitalización y comercio electrónico. El e-commerce es un supuesto importante dentro de la economía digital, pero es una parte de un proceso que ha llegado a la sociedad.

Procesos digitales como el correo electrónico, una página web corporativa o los teléfonos inteligentes se han incorporado de lleno al día a día de las empresas. La comunicación interna y externa de las empresas ha variado considerablemente tras el fenómeno digital.

La digitalización de las compañías influye en determinados aspectos de sus estructuras. Los negocios utilizan softwares digitales de diverso tipo para cuestiones como la comunicación o la facturación. La era digital ya está aquí.

La economía digital

Desde que Internet empezó a crecer a mediados de los años ´90 del siglo pasado, surgió el concepto de economía digital en relación a cómo las nuevas tecnologías influirían en el mundo empresarial, en particular en procesos como la producción, el consumo o las formas de gestión y de negocio.

Con el paso de estos años, lo digital se ha expandido desde el sector empresarial a todos los ámbitos de la sociedad, incorporándose a la vida y a las relaciones sociales de muchísimas personas en todo el mundo.

Uno de los mayores impactos de la digitalización en la economía ha sido la reducción de costes en las compañías. Se reducen costes en producción, mano de obra y otros recursos, consiguiendo incrementar la productividad.

La mayor parte de empresas tradicionales ha iniciado la transformación digital, teniendo en cuenta que muchos de los servicios digitales son de bajo coste y de fácil alcance.

Ventajas de la digitalización

Ya nos hemos referido al ahorro del espacio como una de las ventajas de la digitalización. El almacenamiento digital nos posibilita poder acceder a los archivos que buscamos con mucha mayor rapidez e incluso lo podemos hacer desde cualquier lugar si guardamos nuestros documentos en la nube.

El acceso a los archivos tiene mayor seguridad, ya que sólo pueden llegar a ellos personas autorizadas. Esto no es óbice para que estos documentos puedan ser consultados por varios usuarios a la vez.

El hecho de utilizar menos papel supone una pequeña contribución al medio ambiente. Por otro lado, los archivos se conservan perfectamente al paso del tiempo, sin daños de ningún tipo.

Para los empleados que busquen algún tipo de documentación concreta, pueden acceder al archivo que necesitan rápidamente, sin tener que perder el tiempo ni la molestia del desplazamiento. 

Digitalización de archivos en Gureak

Dentro del tratamiento documental, la digitalización de documentos es uno de nuestros servicios estrella. Contamos con tecnología puntera y plantilla especializada. Trabajamos diferentes tipos de digitalización ya que tenemos una amplia variedad de escáneres.

En cuanto a tamaño, podemos digitalizar desde pequeños justificantes hasta documentos en tamaño DIN A0. Puedes rescatar tus mejores recuerdos escaneando fotos o diapositivas (fotos actuales o antiguas, negativos o diapositivas). Podrás utilizarlas para regalos, álbumes digitales, fotodecoración, etc. Podemos generar además imágenes de alta calidad por cada foto a escanear.

Hay diferentes opciones a la hora de elegir el formato con el que guardaremos los trabajos digitalizados. Si los guardamos en .TIFF tendrán alta calidad, pero también mucho peso, mientras que si digitalizamos en .JPG tendrán un peso más ligero sin perder mucha calidad. En este sentido, tal vez sea más equilibrado el formato .JPG.


Además, todo lo relacionado con la digitalización tiene incidencia en el crecimiento económico en el Estado Español. De hecho, en los últimos cinco años, la digitalización ha aportado más de 7500 millones de euros al Producto Interior Bruto. Su desarrollo implica ventajas tanto en momentos ordinarios como en situaciones de crisis como la que vivimos hoy en día debido a la pandemia por el Coronavirus.

En la actual crisis sanitaria, las empresas deben de demostrar tanto a sus clientes como a sí mismas, los beneficios de la digitalización, para que puedan incidir positivamente en superar las dificultades que plantea este contexto. Aspectos propios de la digitalización como la automatización de procesos, permiten mejorar la productividad y ahorrar en costes y tiempo.

En este contexto de pandemia, el teletrabajo está a la orden del día. Para impulsar la digitalización y el trabajo a distancia se han tomado medidas de apoyo a las empresas por parte del Gobierno. Entre los objetivos está conseguir una mayor conciliación laboral y fortalecer la comunicación interna dentro de las empresas.

Se facilita la posibilidad de hallar opciones de negocio. Las compañías tienen más herramientas para conocer a sus clientes y de esta forma pueden crear contenidos más acordes a sus necesidades actuales y personalizar con mayor tino los mensajes publicitarios.

El cliente por su parte, gana en el acceso a más productos y servicios con más comodidad. La protección de sus datos lejos de ser aspecto baladí, debe de estar garantizada y en esa dirección, digitalizar y compartimentar los documentos de cada cual resulta de vital importancia.

Con la digitalización, se consiguen mejoras en doble sentido, por un lado, la empresa puede fidelizar a sus clientes y estos últimos pueden tener mejores experiencias de usuario.

 

En Gureak Marketing somos especialistas en la digitalización de cualquier tipo de documento, en soportes tipo papel, pergaminos, placas de cristal, microfilm, diapositivas, etc. Contamos con medios técnicos avanzados y con las tecnologías más modernas para que no se pierda ninguna información en el proceso de digitalización además de con un equipo con gran experiencia


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