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Custodia de documentos

Externalizar la Custodia de Documentos ayuda a las empresas a ganar espacio en sus instalaciones y les asegura en buen cuidado de dichos documentos.  

Ya hemos dejado claro en diferentes artículos de este blog que en Gureak Marketing estamos especializados en gestión documental y tratamiento documental, un proceso de trabajo complejo que abarca desde la conversión de documentos en soporte papel a documentos digitales, hasta la captura de la información digital para que nuestros clientes la integren en sus sistemas de información.

Desarrollamos servicios documentales principalmente en entidades culturales como bibliotecas, archivos y fundaciones, empresas y administraciones públicas y también en algunas empresas privadas. Para llevar a cabo esta labor, nos apoyamos en la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, que promueve la digitalización de archivos que ciudadanos y administración generan y tramitan. La gestión documental comprende la organización de archivos, custodia, digitalización y expurgo o destrucción. En este artículo explicamos en qué consiste la custodia de documentos.

La custodia

Según la Real Academia de la Lengua Española, la custodia es la acción y efecto de custodiar que significa guardar con cuidado y vigilancia. En Gureak Marketing contamos con nuevas instalaciones edificadas para la custodia de archivos o documentos que nuestros clientes nos piden gestionar en los procesos de digitalización.

Por lo tanto, se trata de guardar documentos y archivos con cuidado y vigilancia. Con este servicio nuestros clientes reducen sus costes y recuperan espacio en sus oficinas que pueden reutilizar, al tiempo que inician un proceso de mejora continua de archivos convirtiendo costes fijos en variables. Con la custodia de documentos o custodia de archivos, delegan el cumplimiento de las normativas existentes, como el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), que entró en vigor en Abril de 2008.

Nuestros servicios de custodia se localizan en un edificio aislado, acondicionado con una serie de medidas adecuadas a ofrecer seguridad y conservación como cerramientos en las paredes resistentes al fuego, sistemas de detección y de extinción de incendios, o un sistema de detección de intrusos conectado las 24 horas a un servicio central de alarmas. 

En nuestros servicios de custodia tenemos implantado un sistema de control de plagas de desinsectación y desratización que mantenemos siempre a punto. Disponemos también de un sistema doble de puertas anti-incendio con control de acceso.

Por otro lado, almacenamos la archivística en contenedores de cartón de doble corrugado y PH neutro. Vistos desde fuera, estos contenedores se identifican únicamente con un código, salvaguardando la identidad y confidencialidad de los clientes.

De cara a la posterior digitalización, que es la madre del cordero en el ámbito de la gestión documental, poseemos un sistema de gestión informática de archivos, bibliotecas y almacenes que facilita todas las tareas relativas al control de acceso, optimización de espacio de entradas y salidas y gestión de la trazabilidad de documentos y expedientes. Todas estas medidas respetan la normativa vigente.

Ventajas de la custodia documental

A través del servicio de gestión documental y custodia de archivos, se puede ofrecer una infraestructura hardware y software para el almacenamiento de los documentos así como un interfaz web para facilitar el acceso a los archivos y a toda la información asociada a los mismos.

La implantación de un sistema de gestión de la información es clave para optimizar los procesos y mejorar el servicio ofrecido y la seguridad de la información. Hay diferentes ventajas en la utilización de un sistema de gestión documental. Por un lado, la eliminación de los costes de localización, recuperación y rearchivo del documento, que pasa a estar en formato electrónico, y se puede visualizar en pantalla e imprimir.

También se consigue reducir espacio de almacenamiento, ya que los documentos electrónicos se almacenan en servidores, CD-ROM etc. De esta manera, disminuye el material archivado ya que los documentos están accesibles en todo momento y se ahorran los listados en papel y las copias. Asimismo se evita la pérdida de documentos.

Se logra una mayor seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la documentación para los diferentes usuarios en función de su rol en la organización.

La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones.

Lo habitual es ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Para mantener la validez legal en el tiempo se define, en función de los diferentes plazos de custodia (corto, medio y largo plazo), la tecnología y los soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su mantenimiento. Además se incorpora un sellado de tiempo en los documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó.

En Gureak Marketing garantizamos todo el proceso de gestión documental y en particular el servicio de custodia de archivos.


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