Blog

La gestión documental camino del éxito

Una buena gestión documental, que abarque desde su organización y custodia hasta su digitalización y destrucción es fundamental para cualquier empresa. 

Se suele decir que no hay atajo bueno para llegar al éxito, que lo ideal es no buscarlo con ansia sino trabajar día a día y prepararse para el momento en el que llegue una buena oportunidad y estar en disposición de aprovecharla. También se dice que los trenes en la vida no pasan todos los días y que para subirse al tren bueno hay esforzarse con regularidad y constancia.

Si hay un servicio que cuesta trabajo realizar y que necesita de una constancia, una mentalidad, una disciplina y una ética de trabajo es el de la gestión documental. Un proceso donde cada fallo puede resultar fatal y un proceso que no se realiza mediante grandes actuaciones, sino mediante la suma de muchas pequeñas acciones y un funcionamiento basado en la regularidad en los rendimientos de trabajo.

Los obstáculos a los que nos referimos no son más que piedras en la labor de una estructura que en Gureak Marketing tenemos debidamente asimilada en experiencia y especialización de funciones. La formación continua nos permite adaptarnos a todo tipo de vicisitudes con las que nos podamos topar al tiempo que operamos con las técnicas más actuales en materia de digitalización documental.

Si un departamento profesionalizado en formación, especialización y funcionamiento como el que tenemos en la sección de digitalización se enfrenta a una tarea exigente, qué decir de las dificultades con las que se puede topar una empresa que no posea la estructura ni los recursos necesarios para digitalizar documentos.

En el pasado se cometieron tropelías culturales intencionadamente o en otras ocasiones accidentalmente debido a que los recursos eran muchos más arcaicos. La desaparición de documentación relevante, sea histórica, comercial o de cualquier otra índole ha supuesto importantes retrocesos en la evolución del ser humano. Ahora esto es pasado porque con una buena organización y con el uso de las técnicas que ofrece el mercado actual se pueden reubicar cantidades ingentes de archivos y documentos en los soportes digitales. En el futuro ya no será tan fácil que desaparezca documentación ni accidental ni deliberadamente. En Gureak Marketing contamos con certificados de seguridad para el almacenamiento y la conservación de toda la documentación que cada día digitalizamos.

Somos referencia en un mercado cada vez más demandado por empresas privadas y públicas conscientes de las posibilidades que ofrece la digitalización de archivística en sustitución de todo el espacio que ha venido ocupando en bibliotecas, almacenes, registros o todo tipo de espacios donde tradicionalmente se han ido ubicando los documentos relevantes.

Gestión documental en las empresas

Las empresas generan facturas, informes, contratos, libros de cuentas, planos, material gráfico… un sinfín de archivos a organizar y gestionar. Deben de cumplir protocolos de funcionamiento; seguir un orden y una lógica en el modo de almacenar los documentos. La mayoría de ocasiones, se ven obligados a externalizar la gestión de sus documentos y deberán de hallar empresas especializadas en procesos de digitalización y asesoramiento en manipulado, almacenamiento, conservación y si procede en expurgo.

Se trata de una actividad que se viene realizando desde hace algún tiempo en  empresas con vastas cantidades de documentación. La importancia de la conservación de estos archivos obliga a encontrar espacios accesibles para poder ser localizados en el menor tiempo posible. A día de hoy, los espacios virtuales son los que mejores prestaciones ofrecen para gestionar estos procesos.

Los encargados de gestionar documentación han sido tradicionalmente los administradores, encargados de los archivos y bibliotecarios llevando un orden escrupuloso de todo lo que pasa por sus manos, manipulando en la mayoría de los casos libros de registro, carpetas, archivadores, discos duros, DVD’s, periódicos históricos… todo debe de  permanecer en las mejores condiciones para garantizar su accesibilidad con técnicas de codificación y clasificación.

Ahora se trata de adaptar todos los conocimientos adquiridos durante años de trabajo con soportes tradicionales a lo que la técnica permite. Todo tiene su proceso, no se trata de desterrar el funcionamiento tradicional, sino buscar nuevas posibilidades mediante las nuevas tecnologías de la información.


Servicios Relacionados

Te ofrecemos estos servicios relacionados

BLOG

Flex Banner
© 2020 DESARROLLADO POR
Utilizamos cookies propias y de terceros para mejorar nuestros servicios y realizar el análisis de sus hábitos de navegación. Si continua navegando, consideramos que acepta su uso. Puede cambiar la configuración de su navegador u obtener más información sobre las cookies a través nuestra Política de Cookies.
Continuar