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La gestión documental camino del éxito

Una buena gestión documental, que abarque desde su organización y custodia hasta su digitalización y destrucción es fundamental para cualquier empresa. 

Se suele decir que no hay atajo bueno para llegar al éxito, que lo ideal es no buscarlo con ansia sino trabajar día a día y prepararse para el momento en el que llegue una buena oportunidad y estar en disposición de aprovecharla. También se dice que los trenes en la vida no pasan todos los días y que para subirse al tren bueno hay esforzarse con regularidad y constancia.

Si hay un servicio que cuesta trabajo realizar y que necesita de una constancia, una mentalidad, una disciplina y una ética de trabajo es el de la gestión documental. Un proceso donde cada fallo puede resultar fatal, un proceso que no se realiza mediante grandes actuaciones, sino mediante la suma de muchas pequeñas acciones y un funcionamiento basado en la regularidad en los rendimientos de trabajo.

Los obstáculos a los que nos referimos no son más que piedras en el camino hacia el éxito, un arduo trabajo que conocemos muy bien en Gureak Marketing, donde tenemos debidamente asimilada la especialización de funciones. La formación continua nos permite adaptarnos a todo tipo de vicisitudes con las que nos podamos topar al tiempo que operamos con las técnicas más actuales en materia de digitalización documental.

Si un departamento profesionalizado en formación, especialización y funcionamiento como el que tenemos en la sección de digitalización se enfrenta a una tarea exigente, qué decir de las dificultades con las que se puede topar una empresa que no posea la estructura ni los recursos necesarios para digitalizar documentos.

En el pasado se cometieron tropelías culturales intencionadamente o en otras ocasiones accidentalmente debido a que los recursos eran muchos más arcaicos. La desaparición de documentación relevante, sea histórica, comercial o de cualquier otra índole ha supuesto importantes retrocesos en la evolución del ser humano. Ahora esto es pasado porque con una buena organización y con el uso de las técnicas que ofrece el mercado actual se pueden reubicar cantidades ingentes de archivos y documentos en los soportes digitales. En el futuro ya no será tan fácil que desaparezca documentación ni accidental ni deliberadamente. En Gureak Marketing contamos con certificados de seguridad para el almacenamiento y la conservación de toda la documentación que cada día digitalizamos.

Somos referencia en un mercado cada vez más demandado por empresas privadas y públicas conscientes de las posibilidades que ofrece la digitalización de archivística en sustitución de todo el espacio que ha venido ocupando en bibliotecas, almacenes, registros o todo tipo de espacios donde tradicionalmente se han ido ubicando los documentos relevantes.

Gestión documental en las empresas

Las empresas generan facturas, informes, contratos, libros de cuentas, planos, material gráfico… un sinfín de archivos a organizar y gestionar. Se deben cumplir protocolos de funcionamiento; seguir un orden y una lógica en el modo de almacenar los documentos. En la mayoría de ocasiones las empresas u organismos, se ven obligados a externalizar la gestión de sus documentos y deberán de hallar empresas especializadas en procesos de digitalización y asesoramiento en manipulado, almacenamiento, conservación y si procede en expurgo.

Se trata de una actividad que se viene realizando desde hace algún tiempo en empresas con vastas cantidades de documentación. La importancia de la conservación de estos archivos obliga a encontrar espacios accesibles para poder ser localizados en el menor tiempo posible. A día de hoy, los espacios virtuales son los que mejores prestaciones ofrecen para gestionar estos procesos.

Los encargados de gestionar estos grandes volúmenes de documentación han sido tradicionalmente los administradores, encargados de los archivos y bibliotecarios llevando un orden escrupuloso de todo lo que pasa por sus manos, manipulando en la mayoría de los casos libros de registro, carpetas, archivadores, discos duros, DVD’s, periódicos históricos… todo debe permanecer en las mejores condiciones para garantizar su accesibilidad con técnicas de codificación y clasificación.

Ahora se trata de adaptar todos los conocimientos adquiridos durante años de trabajo con soportes tradicionales a lo que la técnica permite. Todo tiene su proceso, no se trata de desterrar el funcionamiento tradicional, sino buscar nuevas posibilidades mediante las nuevas tecnologías de la información. 

Definición, conceptos clave e importancia

Se define como gestión documental a la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier empresa captura, almacena y recupera documentos a diario. Estos documentos pueden llegar en papel o en formato electrónico. Toda factura empieza con un pedido de empresa, en el que dicho pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados pero que son muy diferentes en la forma de almacenarlos.

Otra definición de gestión documental es considerarlo como; el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Dicha gestión documental facilita la recuperación, permite la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles y la eliminación cuando ya no hacen falta, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.

Mediante la gestión documental se consigue de una manera automática organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización.

Para conseguir este objetivo de automatizar al máximo posible la gestión documental en una empresa, actualmente se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc.

Funciones de la gestión documental en la empresa

Una buena gestión documental en cualquier empresa es fundamental para el buen funcionamiento de la misma. Para ello deberá utilizar un buen sistema de la gestión documental que abarque la mayoría de las necesidades tecnológicas de la empresa: búsqueda y consulta de la información, almacenamiento de datos...

Las principales funciones de la gestión documental en una empresa son las siguientes:

  • La creación, administración y gestión de todos los documentos de la empresa, así como garantizar que se sigue unas pautas comunes en toda la empresa en lo que a gestión documental concierne.
  • Garantizar la organización adecuada de toda la documentación de la empresa.
  • Asegurar la rápida disponibilidad y acceso de la documentación en caso necesario.
  • Implementar medidas de digitalización de cara a conservar de la mejor manera posible toda la documentación.
  • Desarrollar estrategias técnicas para la conservación y accesibilidad de toda la documentación.  

Llevando delante de una manera regular el cumplimiento de estas funciones las empresas pueden mantener altos estándares de calidad y obtener ventajas tan relevantes como estas: optimizar sus procesos, reducir gastos, aumentar la seguridad, mejorar el manejo del tiempo, reducir los tiempos de consulta, establecer la custodia inteligente de los archivos, etc.

El objetivo principal de la gestión documental de una empresa es garantizar la organización y el control de todos los documentos a través del análisis y el seguimiento constante. Con la gestión documental se puede controlar el papeleo de la oficina, desde la incorporación al sistema de gestión de archivos hasta su disposición final.

Es un proceso que ayuda a facilitar el crecimiento de la compañía. Con la gestión documental se puede controlar el papeleo de la oficina, desde la incorporación al sistema de gestión de archivos hasta su disposición final. Con este proceso se facilita el desarrollo de la compañía y resulta vital para el negocio. Tanto es así, que alrededor del 90% de la información vital de la organización se encuentra en estos documentos.

Todas las empresas, ya sean grandes, medianas o pequeñas manejan constantemente información en mayor o menor medida. Es cierto que a medida que el tamaño de la organización es mayor, la cantidad de información que manejan crece y con ello la necesidad de organizar dicha documentación y gestionarla de una manera ágil y estructurada.

Hay empresas que demandan más la gestión documental para gestionar sus contratos, nóminas, o cualquier otro documento. Los sectores con mayor demanda en el campo de la gestión documental son:

  • Sector Bancario. La documentación a gestionar en este sector es amplia; abarca entre otros: retiros de cuentas de ahorros, justificantes de transacciones, comprobantes de depósitos, depósitos de cuentas corrientes, transferencias bancarias, cheques de gerencia, contratos, pagarés, letras y un largo etcétera.
  • Sector Educativo. Aquí englobamos todo lo referido a: material escolar, documentos, certificados, correos electrónicos, exámenes, boletines de notas, documentos sobre el comportamiento o los problemas de asistencia de los alumnos, listas de clase, informes…
  • Sector automovilístico. La documentación a gestionar en este sector abarca tanto la de los concesionarios, como la de la administración. Entre otros estaría la gestión de: tarjetas de inspección técnica, permisos de conducir, informes de la ITV, papeleo del vehículo…
  • Sector legal. Es necesario organizar todo tipo de certificados, circulares, actas, poderes, autorizaciones, donaciones, firmas personales, sociedades civiles, sociedades mercantiles, documentos legales y de procesos judiciales, testamentos, contratos de trabajo, de propiedad, gestiones de separación y divorcios, facturas…
  • Sector sanitario. dentro de este sector entran informes médicos, historiales de pacientes, pruebas, análisis, visitas médicas, citas, revisiones….
  • Gestorías. La documentación a gestionar es muy variada; finiquitos, nóminas, contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, solicitud de pensiones, gestión de subvenciones, cursos de formación, prórrogas, cartas de recomendación, presupuestos.

A esto habría que añadir la gestión documental de las administraciones públicas, en las que se maneja un gran volumen de documentación que además resulta de cierta importancia por lo que es muy importante que se realice una gestión documental adecuada y actualizada.  .

Beneficios de la gestión documental

Con el paso del tiempo la gestión documental ha ido evolucionando y mejorando su forma de gestionar y ordenar los documentos. Esto ha hecho que numerosas empresas sean conscientes de los beneficios que supone para su funcionamiento una gestión documental correcta.  

Entre los principales beneficios que trae la gestión documental a las empresas están los siguientes:

  • Acceso fácil y práctico a la documentación por las personas autorizadas a la documentación necesaria y posibilidad de trabajar en equipo sobre un mismo documento.
  • Control sobre la utilización de los documentos, quien, cuando y como accede a los mismos y que acciones realiza.
  • Con la implementación de las nuevas tecnologías es un importante factor a tener en cuenta. El control de quién custodia los documentos y la gestión de las copias de seguridad, quien las realiza, cada cuanto tiempo, en que condiciones, quien accede a las mismas.
  • Tiempo, una gestión documental bien realizada ayuda a ahorrar tiempo en el almacenamiento búsqueda y localización de cualquier documento.
  • Ayuda a evitar documentos duplicados, copias innecesarias, fotocopias y papeles por cualquier lado, etc.
  • Otro beneficio de la gestión documental es la agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows). Con esto se permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas.
  • Como último beneficio a mencionar, el efecto secundario positivo que se aprecia tanto en los clientes internos y externos cuando se les ofrece un buen servicio de gestión documental.

En Gureak Marketing llevamos años ofreciendo un servicio completo de gestión documental a un buen número de clientes satisfechos con nuestra labor. Nuestros profesionales están al día de las últimas tendencias en gestión documental para poder ofrecer los mejores servicios. Contamos con tecnología moderna para poder realizar todas las labores para una gestión documental adecuada para todo tipo de empresas.

 


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