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Gestión documental en las empresas

La externalización de la gestión documental de una empresa, es algo que puede agilizar tramites y ayudar a un mejor y más centrado funcionamiento de la misma. 

Todo tipo de empresa genera facturas, informes, contratos, libros de cuentas, planos, material gráfico… un sinfín de documentos que debe de organizar y administrar. Las empresas deben de cumplir un protocolo en la gestión de sus archivos, seguir un orden y una lógica en el modo de almacenar los documentos. Por regla general, deben de externarlizar la gestión de sus archivos y serán empresas especializadas las que ejecuten procesos como la digitalización de documentos o las que asesoren en materia de almacenamiento, conservación y cuando proceda en la destrucción de archivos.

Hablamos de una actividad que se realiza desde hace mucho tiempo especialmente en empresas que tienen una gran cantidad de documentación. La importancia de la conservación de estos archivos hace tengan que tener su espacio para poder ser localizados en el menor tiempo posible.

La gestión documental ha venido realizándose por los administradores, encargados de los archivos y bibliotecarios que tienen que llevar un orden exhaustivo de todo lo que pasa por sus manos, manipulando en la mayoría de los casos libros de registro, carpetas, archivadores, discos duros, DVD’s, periódicos históricos… todo tiene que permanecer en las mejores condiciones para poder ser encontrado mediante unas técnicas de codificación y clasificación.

Los avances de programas informáticos y la digitalización de archivos facilitan cada vez más las tareas en la gestión documental de estas personas. Los informáticos crean programas específicos para la localización tanto del libro en su estado físico como la localización el ejemplar digitalizado, bien para poderlo leer en el ordenador o dispositivo electrónico o bien para localizarlo en su situación física.

La gestión documental se impone gracias a los informáticos con la digitalización de  grandes volúmenes de libros por las importantes bibliotecas, que cuentan con planes de digitalización. A partir de aquí se han ido creando importantes bases de datos, con potentes ordenadores conectados a servidores que también dan servicio a través de  Internet.

En este proceso de digitalización y gestión documental de los archivos para difundir el patrimonio bibliográfico a través de las nuevas tecnologías de la información, las bibliotecas y grandes centros donde se guardan importantes obras literarias y científicas relevantes, han querido contar con importantes empresas que pudieran ofrecer una integración de gestión documental con una programación de gestión interna como vía web. Las bibliotecas digitales son referente en este ámbito.

Con la gestión y la digitalización de libros y archivos, se consigue llevar la cultura y multitud de documentación oficial a través de Internet a los ciudadanos que pueden  localizarlos y utilizarlos rápidamente ya que estos se clasifican por códigos.

La gestión documental es una necesidad y a la vez un problema, ya que son necesarios lugares donde hay que almacenar la documentación durante un tiempo para aspectos legales, siendo importante el gasto de almacenaje y gestión. Tanto las empresas como las organizaciones, necesitan acceder y consultar fácilmente los documentos almacenados, bien sean planos, libros de cuentas, facturas…y eso provoca un gasto constante en tiempo y dinero.

Cada vez se tiende más a sistemas de gestión documental electrónicos, en el que datos y  documentos son almacenados en una base de datos alojada en un servidor, donde la búsqueda y localización se puede lograr en segundos mediante programas  informáticos adecuados.

La inversión en digitalización certificada de toda la documentación de la empresa consta de un programa preparado y estructurado para la empresa en cuestión, adaptado a sus particularidades y un servidor donde alojar todo el volumen de documentación, donde son necesarias las copias de seguridad para no perder el material almacenado.

Este sistema de gestión documental debe de dar un servicio de almacenamiento, calculando el volumen del contenido a largo plazo. En un sistema de recuperación de archivos, hay que utilizar la tecnología adecuada para agilizar la búsqueda, con documentos poco pesados y hardware potente para cargarlos, además de una red segura y rápida.

La seguridad es fundamental en cualquier sistema de gestión de documentos, otorgando  permisos a los departamentos o personas que necesiten acceder a determinada información, haciendo invisible para ellos otro tipo de información.

En resumen, una gestión documental tiene que ser sencilla, rápida, y lograr un ahorro de tiempo y dinero, donde los miembros de la organización puedan tener acceso a la documentación que se encuentra almacenada, para la búsqueda del material, ahorrando espacio físico que reutilizaremos para nuevos usos y localizando los documentos rápidamente sin que los empleados de la empresa tengan que levantarse de su puesto de trabajo. Deben de poder acceder a los documentos desde su propio ordenador.

La gestión documental en las empresas se divide en la digitalización de documentos, planos, microfilms y fotos.

Digitalización de documentos

redes sociales. Las fotografías antiguas han cobrado mucho protagonismo para dar valor a empresas con muchos años de antigüedad.

Debemos de hacer un punto y a parte en empresas donde la imagen tiene un protagonismo singular, como pueden ser medios de comunicación, estudios de fotografía o todo tipo de empresas de comunicación y diseño gráfico. En este caso el material puede ser abundante y desde Gureak Marketing cubrimos la digitalización de fotos tanto en blanco y negro como en color. Final del formulario

Digitalización de microfilms

El microfilm ha sido y sigue siendo un soporte de información importante en archivos históricos y en sectores tan dispares como la banca, la sanidad o la industria. Incluso en el caso de que el almacenamiento de la película fotográfica sea correcto, hay varios riesgos que pueden afectar a su estabilidad como los hongos, incendios, humedad o la contaminación química. Escanear un microfilmes la solución adecuada para su  conservación.

Conviene añadir que el acceso a la información contenida en microfilms depende de costosos equipos de visualización, en los que el acceso es lento. En los últimos años muchas instituciones y empresas se han decidido a digitalizar microfilms, para aumentar la seguridad y el acceso a la información. En Gureak Marketing trabajamos con diferentes tipos de microfilm como archivos históricos, libros, prensa, publicaciones, revistas o historias clínicas.

Digitalización de planos 

Cada vez son más las empresas que trabajan con planos, mapas, carteles de grandes dimensiones o diseños técnicos y que optan por digitalizar esos archivos con la intención de almacenarlos en soporte digital.

Escaneamos planos de los principales y más habituales formatos, desde el tamaño A0 hasta el A6 y lo podemos hacer tanto en nuestras instalaciones como en las del cliente. Digitalizamos y vectorizamos planos y otros diseños técnicos en el formato digital que desees.

Destrucción de documentos de las empresas

En términos de marketing el expurgo de documentos es sinónimo de su destrucción. En nuestro departamento ofrecemos un servicio de expurgo o destrucción de documentación certificada confidencial que consiste en un protocolo de actuación en el que no se pueden saltar ninguno de sus eslabones. Garantizamos la seguridad de este proceso respetando la normativa vigente y cumpliendo con una serie de pasos que se valoran mediante diferentes certificaciones oficiales.


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