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Tipos de gestión documental

La gestión documental de archivos en diferentes tipos de formatos no resuta tarea fácil, ciertas empresas son especialistas en este tipo de tratamiento documental.  

El BPO (Business Process Outsourcing), es un servicio de Gureak Marketing que cubre tareas o funciones ligadas a los procesos de negocio de nuestros clientes que te pueden resultar difíciles de llevar a cabo. Entre otras actividades características del BPO, encontramos la gestión documental, que se divide en la digitalización de documentos, planos, microfilms y fotos.

Digitalización de documentos

digitalización de documentos, archivos y libros con el fin de evitar pérdidas o deterioros en el material físico. Al escanear documentos, evitamos que  acumules una gran cantidad de papeles durante años en las estanterías. Entre tanto material archivado en estanterías, es casi misión imposible que encuentres los documentos cuando los necesites. Cuando el material está digitalizado, sin embargo, es más fácil de encontrar. Almacenamos el material en soportes informáticos, para que puedas acceder a él cuando lo precises de la forma más rápida posible sin tener que moverte de tú puesto de trabajo.

Digitalización de Fotos

Escanear fotos es otro de los tipos de gestión documental que nos sirve para que puedas rescatar tus mejores recuerdos, tanto fotos actuales como negativos o diapositivas. Es importante que puedas disponer cómodamente del material para que lo utilices como desees, bien para consulta o para la infinidad de aplicaciones que están surgiendo cada día como álbumes digitales, regalos o fotodecoración.

Realizamos desde hace años digitalización de fotos, digitalización de microfilm, negativos o escaneamos planos para que tus recuerdos perduren en el tiempo y no se pierdan por un descuido o por la mala conservación de este delicado formato.

Digitalización de microfilms

El microfilm ha sido y sigue siendo un soporte de información importante en archivos históricos y en sectores tan dispares como  la banca, la sanidad o la industria. Incluso en el caso de que el almacenamiento de la película fotográfica sea correcto, hay varios riesgos que pueden afectar a su estabilidad como los hongos, incendios, humedad o la contaminación química. Escanear un microfilm es la solución adecuada para su conservación.

Conviene añadir que el acceso a la información contenida en microfilms depende de costosos equipos de visualización, en los que el acceso es lento. En los últimos años muchas instituciones y empresas se han decidido a digitalizar microfilms, para aumentar la seguridad y el acceso a la información. En Gureak Marketing realizamos una importante gestión documental, trabajamos con diferentes tipos de microfilm como archivos históricos, libros, prensa, publicaciones, revistas o historias clínicas.

Digitalización de planos

Cada vez son más las empresas que trabajan con planos, mapas, carteles de grandes dimensiones o diseños técnicos y que optan por digitalizar esos archivos con la intención de poder almacenarlos adecuadamente y disponer de ellos en soporte digital.

Como parte de la gestión documental, escaneamos planos de los principales y más habituales formatos, desde el tamaño A0 hasta el A6 y lo podemos hacer tanto en nuestras instalaciones o en las del cliente. Digitalizamos y vectorizamos planos y otros diseños técnicos en el formato digital que desee.
Son numerosas las ventajas de digitalizar planos o carteles, desde la reducción de costes de búsqueda o su manejo. Reduces los riesgos por pérdida de planos y deterioros, ahorras en papel, tonners, impresoras, mobiliario de archivos. Al mismo tiempo, ganas en espacio físico para tu empresa. Un plano o un cartel histórico digitalizado, es más fácil de conservar y archivar. Se puede utilizar por ejemplo en una reunión; para manejarlo basta un dispositivo electrónico.

Destrucción documental

Una vez finalizada la manipulación y digitalización documental, la parte siguiente de la gestión documental consiste en proceder al principio del formulario servicio de destrucción de documentación certificada mediante una serie de pasos como el uso, retirada y sustitución de contenedores que permitan realizar un expurgo de la información confidencial.

Ofrecemos también el traslado del material a nuestras instalaciones donde se ubicarán en contenedores que serán almacenados, retirados y sustituidos. Esos contenedores están ubicados en un recinto cerrado con control de acceso, donde únicamente sólo pueden entrar operarios autorizados para el expurgo o destrucción de documentación certificada.

El expurgo se realiza en máquinas que cumplen con el grado 3 en la norma DIN 32757-1. Una vez que hemos realizado el proceso de expurgo o destrucción certificada, trasladamos los fardos de viruta a un gestor autorizado para su reciclaje.

Este servicio de expurgo o destrucción de documentos ofrece una serie de documentación que acredita la seguridad del proceso mediante un contrato de confidencialidad, un certificado de destrucción de documentos con su nivel de destrucción correspondiente y un certificado acreditativo de la cantidad de documentación llevada al gestor autorizado.

Como conclusión, en Gureak Marketing trabajamos diferentes tipos de gestión documental, procesos que incluyen la organización de archivos, su custodia, digitalización y posterior destrucción.


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