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¿Qué es la gestión documental?

Una buena gestión documental, es imprescindible para la buena organización y administración de los archivos de cualquier empresa. 

La gestión documental es un conjunto de técnicas y prácticas utilizadas para la organización y administración de todo tipo de documentación que se encuentra en una empresa, administración pública o en cualquier otra organización, por la cual todos lo documentos deben de seguir un orden y una lógica a la hora de guardarse, eliminando los documentos duplicados que no sirven, los no valiosos y poco representativos, haciendo que todo lo restante se guarde para utilizarlos en un momento de necesidad.

Es una actividad que toda empresa debería de realizar, y que desde hace mucho tiempo ya se viene realizando en empresas que cuentan con gran cantidad de documentación, donde la importancia de estos documentos hace que tengan que tener su espacio para ser localizados en el menor tiempo posible.

La gestión documental ha venido realizándose casi con absoluta autoridad por los administradores, los encargados de los archivos y los bibliotecarios que tienen que llevar un orden exhaustivo de todo lo que pasan por sus manos, manipulando en la mayoría de los casos libros de registro, carpetas, archivadores, discos duros, DVD’s, periódicos históricos… todo tiene que permanecer en las mejores condiciones para poder ser encontrado mediante unas técnicas estudiadas y precisas para la codificación y clasificación.

Pero los tiempos van cambiando, y los avances de programas informáticos y la digitalización de libros, digitalización de planos, digitalización de fotos…facilitan cada vez más las tareas en la gestión documental de estas personas. Los informáticos crean programas específicos para la localización tanto del libro en su estado físico como la localización de su localización del ejemplar digitalizado, bien para poderlo leer en el ordenador o bien para localizarlo en su situación física.

La gestión documental gracias a los informáticos se impone con la digitalización de grandes volúmenes de libros por las importantes bibliotecas, las cuales cuentan con planes de digitalización. A partir de aquí se crearon importantes bases de datos, con potentes ordenadores conectados a servidores que también dan servicio en Internet. Donde la gestión de documentos tuvo una vital importancia para poder engranar toda la maquinaria.

En este proceso de digitalización y gestión documental de los archivos para difundir el patrimonio bibliográfico a través de las nuevas tecnologías de la información, las bibliotecas y grandes centros donde se guardan importantes obras literarias y científicas relevantes, desde costumbristas hasta clásicas, pasando por contenido histórico hasta científico, han querido contar con importantes empresas que pudieran ofrecer un todo, una gestión documental y una programación de gestión interna como vía web.

Las bibliotecas digitales han sido un referente dígase Europeana, donde nos encontramos importantes trabajos en la digitalización y la gestión documental de toda la documentación desproporcionada que hay en todas las bibliotecas estatales.

Para todos estos volúmenes imponentes de documentación son necesarios los metadatos, los cuales son datos que hablan de datos. Estos metadatos pueden ser METS, PREMIS, MARC XML, ESE, etc. 

Con la gestión documental  y la digitalización de libros, y archivos, se consigue llevar la cultura a través de Internet a los ciudadanos, y gracias a los metadatos estos libros pueden ser localizados por los ciudadanos rápidamente.

En algunas bibliotecas o centros de gestión documental se suelen utilizar el archivo XML que utiliza como esquema principal METS y como esquemas incluidos en él, MIX, MARCXML, DUBLIN CORE, METSRIGHTS, Y PREMIS.

También es posible aplicar OCR a las imágenes para poder seleccionar el texto que hay en el documento digitalizado.

La gestión documental es una necesidad y un problema a la vez, ya que son necesarios lugares donde tienen que almacenar toda la documentación durante un tiempo para aspectos legales, donde el gasto de almacenaje y gestión es importante. Tanto las empresas como las organizaciones necesitan acceder y consultar los documentos almacenados, bien sean planos o libros de cuentas, facturas…y eso provoca un gasto constante en tiempo y dinero.

La tendencia cada vez más es a un sistema de gestión documental electrónico, en el que los datos y los documentos son almacenados en una base de datos alojada en un servidor, donde la búsqueda y localización de documentos es relativamente sencilla, ya que con un programa preparado para ello, realiza la tarea en cuestión de segundos.

Pero para llegar a esto, es cierto que se ha tenido que realizar una inversión en una digitalización certificada de toda la documentación de la empresa, en una empresa una de gestión documental, en un programa preparado y estructurado para la empresa en cuestión, siendo adaptado para sus particularidades, y un servidor donde alojar todo este volumen de documentación, donde son necesarias copias de seguridad para no perder todo lo que se encuentra almacenado.

Este sistema de gestión documental tiene que ser pensado para dar un servicio de almacenamiento, donde tenemos que calcular el volumen del contenido a largo plazo. Un sistema de recuperación de archivos, la búsqueda tiene que ser rápida y hay que utilizar la tecnología adecuada para ello, documentos poco pesados y hardware potente para cargar los documentos, al igual que una red segura y rápida.

La seguridad es fundamental en cualquier sistema de gestión de documentos, pudiendo dar permisos a los departamentos o personas que necesiten acceder a determinada información, haciendo invisible para ellos otro tipo de información.

Los sistemas de gestión documental, disponen de potentes bases de datos ya que cada registro corresponde a un documento, siendo un archivo .pdf, una imagen .jpg o un documento .word. Son documentos que tienen que abrirse rápidamente gracias a su poco peso y al equipo que lo está gestionando.

Por lo tanto una gestión documental tiene que ser sencilla, rápida, y con un ahorro de tiempo y dinero, donde toda la organización puede tener acceso inmediato a la documentación que se encuentra almacenada, eliminando desplazamientos para la búsqueda del material, ahorrando espacio físico y localizando los documentos en cuestión de segundos.


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