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Metodología en la grabación de datos

La grabación de datos es un proceso que requiere cierta atención, pero que a la vez resulta imprescindible para mejorar las información de las bases de datos

Uno de los primeros trabajos a realizar en cualquier proceso de grabación de datos es el estudio de los documentos que recibimos. Después de analizar los mismos es cuando se decide cómo realizar la grabación, para lo cual se deberá  utilizar el método adecuado con el objetivo de lograr que los operadores que se ocupen de esta labor obtengan el máximo rendimiento durante la grabación o verificación de los documentos.

En la mayor parte de los casos es preciso utilizar un programa específico para poder grabar los datos haciendo que se optimicen mucho más los tiempos y los recursos, no malgastando recursos ni perdiendo tiempo en la grabación de datos que no resulten necesarios. Por ello, es realizar una labor previa de selección de datos, para tener claro los campos a grabar y el número de lotes a realizar.

Cada operador tendrá un código de grabación para identificar los lotes grabados. De esta manera hay un control sobre cada uno de los lotes y en caso de que hubiera algún tipo de incidencia, se podría subsanar de una manera rápida y eficaz, evitando así complicaciones mayores.

En muchas ocasiones la grabación por lotes se produce junto a  la digitalización de los documentos y un recorte de las imágenes que se tienen que grabar para facilitar el trabajo del grabador. Así, el departamento de informática genera un programa de grabación de datos donde poder incluir la imagen que se reflejará en la pantalla del ordenador, el operador al visualizar la imagen comienza a grabar los datos que se la van mostrando en la pantalla, y sigue el orden de grabación programado.

Este método utilizado agiliza mucho la grabación de los datos, evitando tener que andar con papeles o soportes similares. Al tener en la misma pantalla del ordenador en el que estamos realizando la grabación todo el documento, la agilidad en la grabación es mayor, ganando en los tiempos de trabajo y en los recursos utilizados para la grabación de datos. Lo que supone un ahorro para la empresa que contrata un servicio externo de grabación de datos.  

Una vez grabados los datos, otra labor importante y que requiere gran atención es la verificación de que todo se ha grabado de manera correcta y coincide con lo que se muestra en el formato de documento facilitado.  Tras ello se puede dar por bueno cada lote. El control de calidad es de suma importancia en todo este proceso. Realizando todos estos pasos de manera correcta se garantiza al cliente que los datos grabados son altamente fiables y de total calidad.

Cada lote se genera de una manera independiente en el formato solicitado por  el cliente, ya puede ser un .txt, un .xls, un PDF, un documento word, etc.

La grabación de datos puede partir de documentos de todo tipo como pueden ser expedientes administrativos, documentación promocional de campañas, etc…de casi cualquier documento se puede realizar una grabación de datos. Junto a la grabación de los datos se realiza su digitalización en el caso de que el soporte en el que se encuentran sea físico como los expedientes en papel.

Eliminación de datos

Tras la grabación de los datos al formato requerido por el cliente y asegurar su que todo se ha guardado de la manera correcta, se deberá proceder a la eliminación del soporte anterior en el que se encuentren los datos.

Muchas veces los datos tratados pueden ser datos sensible, privados o de cierta confidencialidad de clientes de empresas, por lo que esta labor de destrucción de documentos se debe realizar de manera estricta y cumpliendo rigurosamente  con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Grabación de datos y OCR

La grabación de datos va muy unida a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres a partir de una imagen digital, más conocida como OCR. Esta tecnología se basa en reconocer una serie de datos y caracteres para incorporarlos de manera automática en diversos procesos de tratamiento de datos, automatizándolo los mismos para poder ofrecer al cliente una solución de digitalización efectiva y segura. Este tipo de tecnología es muy práctica por ejemplo para el procesamiento y contabilización de facturas y albaranes

 

La grabación de datos y la tecnología OCR conforman las denominadas soluciones de Data Entry, es decir un servicio integral de entada de datos y de transformación de los mismos al formato más adecuado y práctico para cada empresa. Una solución adaptada y personalizada según el modelo de empresa y sus necesidades.

Estos servicios suelen ser comúnmente externalizadas por la mayoría de empresas, dejándolos en manos de servicios o empresas especializadas en esta materia. Ya que es una tarea que supone tiempo y esfuerzo a las empresas, por lo que externalizando esta labor además de dejarlo en manos de expertos ahorraran en costes de personal y temporales.

En Gureak Marketing ofrecemos un servicio integral de data en todos estos campos. Ofrecemos soluciones integrales de Data Entry al cual unimos la destrucción de los datos para asegurar su confidencialidad. 

Nuestros expertos en Marketing le explicaran y asesorarán durante todo el proceso. Un equipo de profesionales con largos años de experiencia se encargara de todo lo relacionado con la tecnología OCR aplicable a sus documentos y la grabación de datos de los mismos.

Tras ello nuestro personal especializado en tratamiento documental  procederá al tratamiento de los viejos formatos para borrar y destruir los mismos utilizando herramientas de última generación que garantizan su destrucción total. Y todo ello certificado mediante diversas acreditaciones que verifican el nivel de destrucción de los documentos, y la cantidad de documentación llevada al gestor autorizado.

Si tiene vieja documentación que le ocupa mucho espacio pero quiere mantener, consúltenos y le ayudaremos en el proceso de grabación y digitalización de la misma. Le daremos la mejor solución para su documentación, teniendo en cuenta el estado de la misma y las necesidades de su empresa.


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