Welcome packs

: Marketing Relacional

Los welcome packs son paquetes de bienvenida que se suelen entregar a los nuevos clientes o a veces también a los nuevos empleados de una empresa.

Los welcome packs son una manera de dar la bienvenida a alguien, bien a una empresa, a un club de fidelización o a cualquier otro lugar, ¿quién no ha recibido nunca un pequeño regalo en una cafetería o en una nueva empresa?. Suelen consistir en paquetes de bienvenida que se suelen entregar a los nuevos clientes o a veces también a los nuevos empleados de una empresa, como forma de acogida y muestra de confianza.

Las tendencias actuales destacan la importancia de los welcome packs a la hora de mejorar la conducta de las personas, en lugar de considerar esta función como un mero instrumento de control. Hay dos grupos de documentos especialmente vinculados por los momentos en que se utilizan en lo referente a welcome packs, los que se entregan a los empleados con motivo de su incorporación a la organización y por otro lado los que se dan a nuevos clientes.

El paquete de bienvenida o welcome pack está formado por documentación relevante acerca de la empresa que, normalmente, se facilita a las nuevas incorporaciones para que conozcan los mecanismos y formas de trabajo de la organización a la que se incorporan. Su contenido no es en absoluto intrascendente y debería estar perfectamente calibrado para trasladar los mensajes relevantes de la empresa desde la perspectiva del cumplimiento, comprendiendo las políticas críticas de la organización, incluida la de máximo nivel o código ético.

Un welcome pack bien gestionado constituye una potente herramienta para generar o mantener la cultura corporativa de cumplimiento. No se debería minusvalorar la importancia de los welcome packs y considerarlos el acompañamiento de un mero acto de trámite, ya que contienen las líneas maestras y la filosofía de la empresa, lo que deben interiorizar las nuevas incorporaciones para adaptarse de la mejor manera posible en la empresa.

Asimismo, los welcome pack deben ser revisados periódicamente para que estén al día con los cambios que puedan acontecer en torno a la organización de la empresa. Por ejemplo, un rediseño del logotipo de la empresa se debe de ver reflejado en el welcome pack correspondiente que debe recoger ese rediseño.

Tipos de welcome pack

Existen cuatro tipos de paquetes de bienvenida que son los welcome pack para nuevos trabajadores, los welcome pack paras empresas o corporaciones, los welcome pack para clientes y los welcome pack para eventos.

Cada welcome pack de bienvenida es diferente dependiendo del receptor final. Para hacer un welcome pack existen diferentes tipologías e ideas según lo que quiera transmitir la empresa al receptor del mismo. Los welcome pack tienen un único objetivo que varía dependiendo del destinatario final.

Welcome pack para empresas

Los paquetes para empresas son una herramienta para mejorar las relaciones entre la empresa y sus clientes. Las empresas compensan con un detalle a sus clientes para que estos se vean recompensados y se queden con ellos.

Welcome pack destinado a empleados

El paquete de empleados va dirigido a los trabajadores de la empresa. El welcome pack para empleados suele ser un paquete de bienvenida para los nuevos trabajadores que se incorporan a la empresa. Normalmente en el mismo se contará la historia de la empresa y las formas de actuar y trabajar, para que el empleado este al corriente del modus operandi diario de la empresa.

Welcome pack para clientes

Con este tipo de welcome pack lo que se busca es mejorar las relaciones con los clientes promocionándoles o causar una buena imagen mediante un detalle con el objetivo de crear o estrechar lazos y obtener una respuesta positiva en el momento. En el caso de clientes nuevos, el primer contacto físico serio, como una reunión o una visita con este resulta una de las mejores oportunidades para hacer entrega del welcome pack que si se personaliza obtiene mayo impacto en el mismo.

Welcome pack para eventos

Muchas veces la primera impresión es la que cuenta, por eso la importancia de estos packs que pueden ser el primer contacto de un potencial cliente con la marca o empresa. Muchas empresas utilizan los welcome pack para eventos como herramienta para conseguir una buena imagen de la empresa y generar empatía con los clientes. Suelen ser welcome packs preparados especialmente para eventos o momentos concretos.

Qué es y que debe contener un buen Welcome Pack

El contenido básico de un Welcome Pack es variable dependiendo del tipo de destinatario al que va dirigido. Hay que tener en cuenta que puede variar dependiendo del cargo del destinatario o del tipo de empresa. Este tipo de contenido debe estar estructurado con una información básica.

Muchas empresas utilizan el Welcome Pack para transmitir a los trabajadores lo que se espera de ellos, información sobre sus valores, cultura corporativa e información sobre sus valores.

El Welcome Pack hace que el nuevo trabajador de la empresa desde el primer momento, obtenga el alcance de sus obligaciones a nivel de cumplimiento normativo y buenas prácticas. Con el Welcome Pack se demuestra el grado de compromiso de las empresas con su sistema de gestión de Compliance. Los contenidos del Welcome Pack son diferentes depende del tipo de empresas y las dimensiones de estas, e incluso podrá variar según el cargo a ocupar.

Hay estudios de empresas que han comprobado que gracias a los welcome pack o pack de bienvenida se obtiene una mejoría en la conducta, receptividad y percepción de las personas que forman parte de la misma.

Los paquetes de bienvenida contienen documentos con información importante acerca de la empresa para que los nuevos trabajadores conozcan las estrategias, métodos y formas de trabajo de la organización en la que se les está incorporando. Una manera de que se familiaricen con la empresa y comiencen a sentirse parte de la misma.

El concepto del pack de bienvenida ha ido evolucionando y se ha convertido en una herramienta imprescindible que trasmite la cultura corporativa, la visión, los valores y los objetivos de la empresa.

Las empresas tienen que saber que no sólo vale entregar el Welcome Pack a los trabajadores nuevos, el pack tiene que ir acompañado de una mentoría o acompañamiento del Compliance Officer o quien haga sus veces para garantizar que se ha comprendido el contenido de los documentos que lo conforman.

El contenido del Welcome Pack puede cambiar según el tipo de empresa y su dimensión. El Welcome Pack debe incluir una información básica:

Políticas generales de la organización

Aquellas empresas que tengan un reglamento interno una política de sanciones que se debe de aplicar a todos los trabajadores de la empresa.

Contacto del Compliance Officer y posibles canales de denuncia

Los trabajadores de las empresas deben saber que existe un código de conducta que se debe respetar y en caso de que no sea así se puede informar de su incumplimiento e incluso denunciar las posibles faltas mediante diferentes canales.

Políticas específicas del área

Todos los departamentos deben estar al tanto de las políticas de la empresa en los diferentes aspectos y a su vez informar a los trabajadores de sus derechos y obligaciones.

Productos a añadir en un welcome pack

Cuando se habla de Welcome pack se refiere también a los regalos y merchandasing que ofrecen las empresas. Son paquetes de bienvenida que llevan una caja, bolsa o cualquier otro envoltorio que contiene varios artículos esenciales para la persona que ha empezado su relación con la compañía, bien sea cliente o empleado.

La mayoría de los welcome pack suelen ir asociados con los miembros de la empresa, pero los clientes también pueden recibir estos paquetes de regalo.

Algunos productos que suele contener un Welcome pack

Mochilas: Las mochilas son regalos muy comunes en una campaña publicitaria. Muchas empresas suelen personalizar mochilas para regalar a los clientes. En lo que se refiere a la propaganda es un regalo que aporta mucha visibilidad a las empresas una caja, bolsa o cualquier otro envoltorio que contiene varios artículos esenciales para la persona que ha empezado su relación con la compañía, bien sea cliente o empleado.
Botellas: uno de los regalos que se incluyen en los Welcome pack son botellas personalizables. Las botellas son sustitutas a las tazas y se pueden utilizar con mayor comodidad. El uso de botellas evitará envases desechables, reduciendo la utilización de plásticos innecesarios y facilitando un menor impacto en el medio ambiente.
Boligrafos: Los bolígrafos son elementos publicitarios que tienen la mayoría de las empresas. Los bolígrafos son un regalo muy práctico tanto si es para hacer anotaciones en un cuaderno o para hacer un apunte en una nota adhesiva.
Mascarillas: A raíz del COVID-19 las mascarillas se han convertido en un elemento esencial en nuestra vida diaria. Muchas empresas están incluyendo las mascarillas en los packs de bienvenida. Las empresas pueden personalizar las mascarillas con su correspondiente logotipo o diseño.

Cuando se crean los Welcome Pack se tiene en cuenta de que hay que adaptarse al perfil de las personas que lo vayan a recibir. Otros regalos que se incluyen en este tipo de paquetes pueden ser llaveros, lanyards, paraguas, llaveros o usb.

Algunas ventajas de regalar un welcome pack serían las soiguientes:

Herramienta de publicidad: llevar cosas con el nombre de la empresa hará que tenga una mayor visibilidad hacia la gente y esto generará más publicidad en la empresa.
Percepción positiva de la compañía: Cuando se recibe un regalo se tiene una mejor valoración sobre aquel que nos lo ha entregado. Los merchandasing son una forma de que las empresas cuiden a sus clientes.
Barato: Una de las grandes ventajas del Welcome Pack es que están pensados para cualquier tipo de presupuesto. Se pueden hacer packs económicos o hacer conjuntos corporativos más exclusivos.
Sentimiento de pertenencia: Las empresas que cuenten con merchandising personalizados dan una sensación de cercanía. Este tipo de merchandising puede ser válido para clientes y empleados ya que, tanto si eres un trabajador como si te has hecho socio, tienes un pack que identifica tu relación.

Servicio de gestión de envíos

Lo habitual es operar con los welcome packs a través del servicio de gestión de envíos. En almacén, transporte y distribución se puede externalizar su logística.

La operativa logística incluye varias necesidades desde el inventario de material, el almacén de mercancías, la selección del transporte idóneo a la logística inversa para recuperación de devoluciones.

Entablar una relación estrecha cliente con empresa proveedora de welcome packs ayudará a la definición conjunta del SLA logístico (Service Level Agreement): cumplimientos de tiempo, forma y garantías pactadas de entregas de mercancía, lo que ayudará a reducir costes en los procesos logísticos.

En Gureak Marketing racionalizamos la logística en función de las necesidades reales de cada cliente desde la entrada del material a instalaciones, el tipo de envío, el destino final, el peso volumétrico del envío, controlando la cadena de valor del servicio logístico. Elaboramos asimismo welcome packs para los clientes que lo necesiten adecuándonos a sus necesidades y requerimientos.