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Destrucción de documentos

Las empresas están obligadas a realizar la destrucción de documentos siguiendo unas pautas y de una manera certificada para poder cumplir la nueva ley LOPD. 

La gestión documental es una de las actividades que la mayoría de empresas deben de externalizar porque difícilmente disponen de la estructura y el material técnico necesario. Se trata de una actividad que requiere de un material, personal y formas de organizar el trabajo y ejecutarlo específicas que disponemos desde hace años en Gureak Marketing. La gestión de archivos se divide en digitalización de documentos, planos, microfilms y fotos. En este artículo insistiremos en los procesos de destrucción documental.

En nuestro departamento ofrecemos un servicio de destrucción de documentación certificada confidencial a través de un proceso en el que hay que ir cubriendo y superando cada etapa paso a paso, eslabón a eslabón.

La primera fase del expurgo documental arranca con la cesión en las dependencias del cliente de contenedores con cierre de seguridad para que los empleados puedan depositar allí los archivos a destruir respetando siempre la total confidencialidad.

El siguiente paso consiste en la retirada y sustitución de los contenedores con la frecuencia pactada con el cliente y el traslado posterior a nuestras dependencias para ejecutar el expurgo de documentación certificada. Esos contenedores se depositan en un recinto cerrado con control de acceso, al que solamente pueden entrar operarios autorizados y habituados a esta actividad.

La fase posterior es la que materializa la destrucción de documentación certificada en máquinas de nuestra propiedad que operan en nuestras instalaciones cumpliendo con el grado 3 en la norma DIN 32757-1. Una vez finalizada el expurgo, trasladamos los fardos de viruta a un Gestor Autorizado para su reutilización.

Seguridad del proceso

El servicio de expurgo o destrucción de documentos se apoya en una serie de documentación que certifica la seguridad del proceso. Por un lado se puede disponer de un contrato de confidencialidad para garantizar la gestión, tratamiento y expurgo certificado acreditando los documentos que recopilamos en  Gureak Marketing.

Se mide también el nivel de destrucción de cada archivo mediante un certificado, mientras que otra credencial acredita la cantidad de documentación llevada al Gestor Autorizado. En este punto subrayamos que La Ley de Residuos del 21 de Abril de 1998, en su artículo 11.1 dice expresamente “Los poseedores de residuos estarán obligados, siempre que no procedan a gestionarlos por sí mismos, a entregarlos a un gestor de residuos, para su valorización o eliminación”.

Acerca de la gestión documental

La gestión documental es un conjunto de técnicas y prácticas utilizadas para la organización y administración de todo tipo de documentación que se encuentra en una empresa, administración pública o en cualquier otra organización, por la cual todos lo documentos deben de seguir un orden y una lógica a la hora de guardarse, eliminando los duplicados, los que no tienen valor y los poco representativos, guardando lo restante para utilizarlos en un momento de necesidad.

Es una actividad que se viene realizando desde hace mucho tiempo en empresas que cuentan con gran cantidad de documentación. La importancia de estos documentos hace que tengan que tener su espacio para poder ser localizados en el menor tiempo posible.

La gestión documental ha venido realizándose por los administradores, encargados de los archivos y bibliotecarios que tienen que llevar un orden exhaustivo de todo lo que pasa por sus manos, manipulando en la mayoría de los casos libros de registro, carpetas, archivadores, discos duros, DVD’s, periódicos históricos… todo tiene que permanecer en las mejores condiciones para poder ser encontrado mediante unas técnicas precisas para la codificación y clasificación.

Pero los tiempos van cambiando, y los avances de programas informáticos y la digitalización de libros, digitalización de planos, digitalización de fotos, digitalización de microfilms… facilitan cada vez más las tareas en la gestión documental de estas personas. Los informáticos crean programas específicos para la localización tanto del libro en su estado físico como la localización el ejemplar digitalizado, bien para poderlo leer en el ordenador o dispositivo electrónico o bien para localizarlo en su situación física.

La gestión documental se impone gracias a los informáticos con la digitalización de grandes volúmenes de libros por las importantes bibliotecas, que cuentan con planes de digitalización. A partir de aquí se crearon importantes bases de datos, con potentes ordenadores conectados a servidores que también dan servicio en Internet.

En este proceso de digitalización y gestión documental de los archivos para difundir el patrimonio bibliográfico a través de las nuevas tecnologías de la información, las bibliotecas y grandes centros donde se guardan importantes obras literarias y científicas relevantes, han querido contar con importantes empresas que pudieran ofrecer una integración de gestión documental con una programación de gestión interna como vía web.

Las bibliotecas digitales han sido un referente. Para todos los volúmenes imponentes de documentación son necesarios los metadatos; datos que hablan de otros datos. Estos metadatos pueden ser METS, PREMIS, MARC XML, ESE, etc. 

Con la gestión documental  y la digitalización de libros, y archivos, se consigue llevar la cultura a través de Internet a los ciudadanos, y gracias a los metadatos estos libros pueden ser localizados y utilizados rápidamente.

En algunas bibliotecas o centros de gestión documental se suelen trabajar con el archivo XML que utiliza como esquema principal METS y como esquemas incluidos en él, MIX, MARCXML, DUBLIN CORE, METSRIGHTS, Y PREMIS. También es posible aplicar OCR a las imágenes para poder seleccionar el texto que hay en el documento digitalizado.

La gestión documental es una necesidad y a la vez un problema, ya que son necesarios lugares donde hay que almacenar la documentación durante un tiempo para aspectos legales, siendo importante el gasto de almacenaje y gestión. Tanto las empresas como las organizaciones, necesitan acceder y consultar fácilmente los documentos almacenados, bien sean planos, libros de cuentas, facturas…y eso provoca un gasto constante en tiempo y dinero.

Cada vez se tiende más a sistemas de gestión documental electrónicos, en el que datos y  documentos son almacenados en una base de datos alojada en un servidor, donde la búsqueda y localización de es relativamente sencilla, ya que con un programa adecuado se puede lograr en pocos segundos.

La inversión en digitalización certificada de toda la documentación de la empresa consta de un programa preparado y estructurado para la empresa en cuestión, adaptado a sus particularidades y un servidor donde alojar todo el volumen de documentación, donde son necesarias las copias de seguridad para no perder todo lo almacenado.

Este sistema de gestión documental tiene que ser pensado para dar un servicio de almacenamiento, donde tenemos que calcular el volumen del contenido a largo plazo. En un sistema de recuperación de archivos, hay que utilizar la tecnología adecuada para agilizar la búsqueda, con documentos poco pesados y hardware potente para cargarlos además de red segura y rápida.

La seguridad es fundamental en cualquier sistema de gestión de documentos, otorgando  permisos a los departamentos o personas que necesiten acceder a determinada información, haciendo invisible para ellos otro tipo de información.

Los sistemas de gestión documental, disponen de potentes bases de datos ya que cada registro corresponde a un documento, siendo un archivo .pdf, una imagen .jpg o un documento .word. Son documentos que tienen que abrirse rápidamente gracias a su poco peso.

En resumen, una gestión documental tiene que ser sencilla, rápida, y lograr un ahorro de tiempo y dinero, donde toda la organización puede tener acceso inmediato a la documentación que se encuentra almacenada, eliminando desplazamientos para la búsqueda del material, ahorrando espacio físico que reutilizaremos para nuevos usos y localizando los documentos rápidamente.


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