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Billing una apuesta segura

Cada día son más las empresas que optan por la externalización del servicio de generación y envío de facturas, también llamado billing.

El billing es un método que cada vez se está externalizando más, para poder desentenderse de un proceso que requiere de maquinaria específica. La documentación a imprimir son facturas principalmente, que el cliente suministra a la empresa en soporte informático. Esta información se imprime, se dobla, se ensobra y se realiza un envío masivo de cartas o mailing postal.

Dentro de los servicios de billing se pueden incluir el extracto de cuenta bancaria, la información de un producto financiero específico para un cliente, la factura del impuesto de matriculación, el impuesto de consumo del agua mensual o trimestral o la factura de la luz.

Es importante la impresión variable de todos los documentos para que pueda ser correcto el billing. Es común servirse de la impresión variable de las facturas y aprovechar el billing para introducir publicidad en el mismo envío masivo de cartas que se tiene que realizar, ya que el mismo gasto postal se aprovecha para presentar alguna oferta, como viajes, promociones en nuevos productos, nuevos servicios que se pueden ofrecer, la comunicación de información sobre la empresa. 

Las facturas como herramienta de marketing

Las facturas de una empresa son un elemento donde se muestra en cierta forma la imagen que se quiere dar a los clientes. En una empresa se debe cuidar todos los detalles para llamar la atención de los clientes y causarles buena imagen. A través de un software de gestión se facilitará el trabajo de la empresa automatizando muchos procesos y pudiendo personalizarlos al máximo.

Cada vez más empresas empiezan a analizar y rediseñar sus facturas, extractos y otros muchos documentos periódicos, para convertirlos en verdaderos canales de comunicación con sus clientes existentes y potenciales. Este proceso se llama Billing Marketing o marketing de facturas. Existen muchas formas de adaptar las facturas a la empresa sacando el máximo partido de la herramienta para vender más. 

¿Cómo convierto una factura en un elemento de  marketing?

Convertir una factura en marketing es un proceso muy sencillo que está al alcance de todas las empresas y negocios. Sólo hay que seguir unas pautas para conseguirlo:

  • Seleccionar la plantilla

Es conveniente intentar personalizar el modelo de factura al máximo para tener identidad propia, a la par que una imagen atractiva.

  • Incluir el logotipo de la empresa

El logotipo es imprescindible ya que marca la identidad de la empresa. Junto a ello se debe añadir el nombre, dirección, teléfono… y todos los datos de contacto para que el cliente conozca todas las vías por las que puede contactar.

  • Ordenar los datos

En la factura que se entrega a los clientes los datos y la información deben llevar un orden. Hay que hacer una descripción correcta de los productos y servicios prestados por los que se emite la factura, así como de su coste detellado.

  • Colores

Junto con el logotipo los colores forman una parte importante de la identidad de la empresa. Los colores son un elemento importante a la hora de transmitir un mensaje. Cuando se habla de diseño es tan importante hacer un buen uso de la tipografía como escoger un color que represente lo que se quiere transmitir. Si la empresa tiene colores predeterminados que le identifican se pueden utilizar al diseñar sus facturas.

Es recomendable hacer combinación de colores para llamar la atención de los clientes. A la hora de seleccionar los colores es importante pensar en que se trata de un negocio profesional. La mayoría de decisiones se basan en las percepciones visuales, por ello tener el color correcto aumenta el reconocimiento de marca por parte de nuestros clientes.

  • Hazte digital

Para facilitar la búsqueda a los clientes se deben incluir iconos de las redes sociales y de la página web con sus enlaces correspondientes.

  • Redes sociales

Las redes sociales son una parte de la imagen digital de la empresa. A través de las redes sociales los clientes pueden comunicarse con la empresa, hacer consultas y estar al corriente de las novedades. Mediante las redes sociales se establece un feedback entre la empresa y los clientes.

 

Herramientas de facturación

La facturación forma parte del negocio de una empresa, es una parte que requiere tiempo y dedicación. Para ahorrar este tiempo existen herramientas de facturación que pueden ayudar a realizar esta tarea.

Estas aplicaciones utilizan formularios para rellenar fácilmente datos sobre productos y clientes y permiten almacenarlos como información recurrente.

Las herramientas de facturación ayudarán a la empresa a realizar facturas de forma rápida y muy profesional. Existen numerosas herramientas en el mercado para realizar este trabajo.

 

Facturas personalizadas

Existen numerosas maneras de personalizar una factura insertando diversas opciones según el perfil del receptor; se puede incluir un extracto de cuenta bancaria, información sobre un producto financiero adaptado a las características del titular de la cuenta, comunicar un resumen mensual de puntos de un programa de fidelización, ofertas de temporada, explicar la política de una empre, etc.. siempre con un leguaje correcto y lo más personalizado posible.  

Cada día son más las empresas que utilizan este tipo de técnicas y personalizan sus facturas, extractos u otros documentos con el objetivo de convertirlos en canales de comunicación con sus clientes existentes y potenciales. El Billing Marketing es una herramienta de comunicación comercial capaz de comunicar mensajes altamente personalizados a través de envíos tan segmentados como directos.

 

La impresión variable en las facturas

A través de la impresión variable se pueden personalizar diferentes datos variables como la dirección, la edad, el sexo, lugar de residencia, hábitos de consumo, histórico de compras, comercial que le atiende, consultas realizadas previamente, fotos, etc. Todo esto, combinado con unos textos e imágenes fijas, nos dará una buena muestra de mailing.

Para el desarrollo de campañas de marketing directo, lo ideal es contar con equipos de impresión de datos variables de última tecnología, que permitan diferentes tipos de impresión. A nivel de precio, el más barato es el blanco y negro.

También es conveniente ofrecer la impresión variable en negro más color de realce que dirige la atención a puntos determinados del documento. Su uso es habitual para realizar alguna advertencia o para destacar algún mensaje comercial.

Otra opción interesante es ofertar la impresión variable a todo color que permite personalizar textos e imágenes a color, con la vistosidad que conlleva.

Como la principal finalidad en una campaña de marketing directo debe ser un alto índice de respuesta de los receptores, hay que dedicar tiempo para que cada impresión de datos variables que se realice cause una buena acogida en el destinatario y analizar si el mensaje ha tenido la respuesta deseada.

La impresión de datos variables, es el sistema de producción de la industria gráfica que más está creciendo. El concepto es que el público lea y responda mejor a los documentos generados y creados específicamente para ellos, ya que son documentos personalizados.

Facturas electrónicas, las ventajas del e-billing

Cada día las empresas utilizan más los medios electrónicos, como consecuencia lógica los documentos físiicos estan siendo sustituidos por documentos electrónicos: así cada vez es más común la emisión de facturas en línea algo que además de ahorrar costos en impresión y papel, ayuda a cuidar el medioambiente. En las oficinas tradicionales la emisión de estos documentos suponía largas colas, papeles, duplicados, copias y documentación notarial. Gracias a las nuevas tecnologías como el e-billing, las facturas electrónicas, comprobantes fiscales digitales, y otra mucha documentación que antes teníamos en papel hoy en día la obtenemos en formato digital y cumpliendo con los mismos requisitos legales que las facturas tradicionales. 

El e-billing es un proceso que las empresas pueden usar para recibir pagos de forma rápida y segura sin tener que lidiar con facturas en papel y pagos con cheques. Con este método se puede enviar facturas y cobrar pagos electrónicos en línea, por medio de este, las facturas se entregan a través de Internet y los clientes pueden pagar electrónicamente. Un ejemplo práctico son las empresas de servicios públicos. Cada mes, la compañía puede enviar un e-billing a un cliente explicando los cargos del mes y ofreciendo la posibilidad de pagar en línea.

Las facturas en línea

Las facturas electrónicas son cada vez más la mejor opción para entregar una factura. Las facturas se pueden colgar en la nube y estar accesibles para el cliente o enviarlas mediante correo web en formato de documento electrónico para poder ser descargada. Una ventaja de las facturas en línea es que los clientes tienen la posibilidad de revisar las facturas antes de realizar el pago y reclamar en caso de que no estén conformes. Las facturas en línea ofrecen beneficios tanto para emisores de facturas como para clientes. Uno de los mayores beneficios del eBilling es su bajo o nulo costo de entrega a cliente, junto a una mayor seguridad en comparación con facturas impresas y el envío mediante correo postal. Otra ventaja de este sistema radica en que de esta manera los pagos son más rápidos,  menos costosos y más seguros.

Efectividad del billing marketing

El billing es efectivo en el envío de la factura bien de ayuntamientos, empresas de luz y agua, de centros comerciales…, también para lanzar mensajes comerciales y publicitarios personalizados y de esta manera poder realizar una labor de marketing promocional y marketing relacional

Con este billing marketing o marketing de facturas, es posible aprovechar una acción informativa para poder lograr un poco más en el mismo envío masivo de cartas. Es por eso que las empresas no se resisten a dejar de realizar la impresión de facturas y su posterior envío, ya que esto supone un importante canal de comunicación con sus clientes, mediante el que se puede realizar el envío de diferente tipo de publicidad. 

Los servicios de Billing Marketing son fundamentales para mantener al cliente bien informado sobre sus cuentas, sus pagos en los ayuntamientos y en las administraciones públicas, al igual que en las eléctricas y en otro tipo de empresas, ya que ven una importante oportunidad de hacer saber a sus clientes qué promociones o qué nuevos servicios les pueden ofrecer. 

El Billing Marketing, explota perfectamente el envío de facturas para sacar el máximo potencial a un envío masivo de cartas para poner en conocimiento a sus clientes mensajes publicitarios. Es una técnica que en otros países está muy profundizada por la importancia del poder de comunicación que tiene, sin tener que ser un envío publicitario expresamente. En Gureak Marketing ofrecemos un servicio completo de billing marketing.

 

En Gureak Marketing llevamos años asesorando a nuestros clientes en el envío de facturas y relaizando labores completas de Billing; desde el diseño e impresión de las facturas para que sean lo más llamativas posibles hasta el envío via email o correo postal, al gusto del cliente.  

 


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