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Organización de Archivos - Gestión de archivos

Empresa de Gestión de Archivos

Nuestros consultores especialistas ayudan a nuestros clientes en la definición de los criterios de clasificación, ordenación y descripción de sus expedientes y documentos. También contamos con auxiliares especialistas de archivo que realizan las tareas y actividades operativas desplazándose para la organización de archivos.

Entre las funciones para la organización de archivos podemos colaborar en:

a) Reconstruir los expedientes agrupando todos sus documentos y separando los de valor meramente informativo.

b) Limpiar documentos de archivo quitándoles elementos como clips, gomas, grapas, etc.

c) Identificar las series documentales creadas en el ejercicio de sus funciones por las unidades administrativas.

d) Una clave dentro de la organización de archivos consiste en clasificar los expedientes según un cuadro de clasificación y ordenarlos siguiendo diferentes criterios.

e) Preparar los índices y etiquetas para identificar las carpetas donde serán archivados los documentos.

f) Ordenar los documentos, expedientes y cajas que los contienen según criterios establecidos dentro de la organización de archivos.

g) Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.

h) Extraer, de acuerdo a las normas establecidas al realizar el análisis de la organización de archivos, los documentos y expedientes para incorporarlos al archivo de inactivos.

i) Descripción de expedientes y documentos siguiendo las normas establecidas, por ejemplo, ISAD (G).

j) Generar informes sobre los documentos archivados.

k) Trasladar las cajas que contienen los expedientes y documentos entre depósitos y archivos.

En una organización de archivos, estas y otras tareas podemos desarrollarlas con carácter puntual o con una frecuencia previamente establecida y que le liberen de tareas tediosas o no específicas de su negocio